会社の体制図が変わった場合、どんな手続きをすればいいの?


春先に多かったPマーク(プライバシーマーク)のご相談ごととして、
「会社の体制図が変わった場合、どんな手続きをすればいいの?」といった
質問があります。
では何が変更となるのか?
それは局面ごとに対応することが変わります。

■Pマーク(プライバシーマーク)事務局の体制が変わった場合
普段の業務変更とさほど変わりはありません。主には、
前任と後任とでの引き継ぎ・PMS体制図の更新・社内周知・HP等で外部に担当者を周知していた場合は後任者での更新
といったところです。
もう1つ、代表者・管理責任者・監査責任者のいずれかが変わった場合は
Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関へ「変更届」を提出する必要があります。

■部署名や部署数など組織自体が変わった場合
通常は名刺や会社のパンフレットや組織図、お客様への送付書類など
会社として必要なもの以外に、Pマーク(プライバシーマーク)としては
・個人情報管理台帳の権限者や保管場所など、部署での管理になっている項目
・リスク分析が部署毎に実施されている場合
・代表者の見直しの際のインプットに入れておく
などが考えられます。

あくまで参考ですが、体制図が変わることで意外とPマーク(プライバシーマーク)に
関する上記の記録や文書は見落とされがちになりますので要注意してください。


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