【Pマーク】苦情・相談窓口責任者の役割はどんなこと?


プライバシーマークを取得している企業ではPMS(PMS:個人情報保護マネジメントシステム)に基づいて苦情・相談の窓口を設置しなくてはなりません。

対 応する窓口としては、「お客様窓口」「お客様相談窓口」などといった会社への問合せ全般を受ける場所と同じとしても構いませんし、特別に個人情報専用の 「個人情報相談受付窓口」「個人情報についての窓口」などのように受付を分けても大丈夫です。プライバシーマークの運用上、重要なのは個人情報に対する窓 口を設置することなので特に窓口の名称はなんでもかまいません。
また苦情相談窓口は、外部の人にその連絡先をお知らせする必要性があります。
利用者にとってわかりやすい場所に設置となると、基本的には個人情報保護方針や個人情報の取扱いについてと一緒にHP上に掲載している企業が一般的ですね。

苦情や相談といった問い合わせに応じる責務を持つ役職が苦情・相談窓口責任者ということになります。会社の規模や個人情報の運用形態によっては、管理者が兼務することが可能です。しかし、新JISでのその役割はますます大きくなってきました。
個人情報の開示への対応がより詳細に定められ、また、個人情報の利用目的の開示への対応といったことも実施する必要があります。管理者が片手間にできるような内容ではなくなりつつあります。


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