Pマーク(プライバシーマーク)取得への道:審査当日の社長インタビューについて


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いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの大山です。
Pマーク(プライバシーマーク)の審査で一番始めに行われる内容である社長インタビューがどのようなことを聞かれているのか実録を披露します。

審査員:「この辺りは少し駅から離れて静かですね。この辺りは花が多く植えられていてきれいですね。こちらへ来る途中に大きな工場があったのですが、あれ何の工場ですか?」
社長:「あの工場は〇〇の工場です。最近は人が減ったようですが大きい工場です。」
審査員:「そうなのですね。ちなみになんですがこの辺りにはご飯を食べられるお店はありますか?」
社長:「定食屋などがこのビルの裏の道を進んだあたりにありますよ。」
審査員:「ありがとうございます。」

ポイント:①審査員は始めから審査の内容からは始まりません。

先に審査先の土地柄の話や天気の話など世間話から始まります

ポイント:②お昼ご飯について聞かれることがあります。

これは単なるお昼ご飯を確保するための会話ではありません。審査員は接待・供応、贈答を受けていけないとなっています。そのためご自身でお昼ご飯を食べに行けるところがあるのかを確認されるのです。

 

審査員:「早速ですが、御社はどのような事業をされているのかをお聞かせ下さい。」
社長:「弊社はソフトウェアの開発とシステムエンジニアの派遣を主にしています。
最近では通信販売も始めるようになりました。」
審査員:「なるほど。具体的にはどのようなソフトウェアを開発さているのですか?」
社長:「主にお客様から依頼されたシステムを構築していきます。スマートフォン向けの
アプリの開発も最近ではするようになってきました。」
審査員:「そうですか。やはりスマートフォン向けのアプリの需要は増えてきていますか?」
社長:「スマートフォンの普及がかなりしてますので需要は多いです。」
審査員:「売り上げに関してですがどの事業がどの程度の割合でしょうか?」
社長:「ソフトウェアの設計が60%、システムエンジニアの派遣が40%という感じです。」
審査員:「システムエンジニアの派遣の事業も多いのですね。」
社長:「はい。この1年くらいで需要が多くなりました。業界的に人手不足なのです。」
審査員:「業界的にエンジニアさんの人手不足なのですね。今後は新規事業を始められたりや事業の拡大を考えられたりされているのですか?」
社長:「特に今のところ新規事業や事業の拡大は考えておりません。現状のままを
維持しようと考えています。何かおもしろいことがあれば挑戦していきたいと考えてはいます。」

 

ポイント:①まずはどのような事業をされているのかを確認するところから始まります。

実際に社長の口から、どのような事業をしているのかを説明してもらうようになっています。
ポイント:② 売り上げの比率から高い比率の方がより積極的に事業を動かすために個人情報との接触機会が多いと審査員は目星をつけられるようです。

ポイント:③事業の方向性等をお聞きしていくこともよくあります。

審査員は今後の事業のあり方からプライバシーマークの運用での注意点を探るきっかけとなるようです。

 

審査員:「プライバシーマークを運用している中で個人情報に関する漏えいなどの事故はありましたか?」
社長:「個人情報に関する漏えいなどは特になく問題なく、お蔭様で運用できています。」

 

ポイント:①運用している中で事故があったかの有無を聞かれます。

事故の規模が大きすぎると審査ができないことがあります。欠格判断基準と該当する事例に関しては下記のURLにあります。 http://privacymark.jp/news/20060331/disqualification_criterion.html

審査員:「プライバシーマークを取得することでどのような変化があるとお考えになられますか?」
社長:「お客様に対して適切に個人情報を守っていることをアピールすることができると考えております。近年は漏えい事件も増えているので取得することでより一層の安心感を持っていただけると思います。」

ポイント:①プライバシーマークを取得することでのメリットに関してお話をいただくようにしてもらえれば問題ないです

取得している意義を前向きにお話していただく質問です。

 

審査員:「日常でプライバシーマークを運用している中で、漏えいなどのリスクを心配に感じられることはありませんでしたか?」
社長:「特になかったです。従業員それぞれが意識しているので大丈夫だと考えています。しかしながら、数年前の大企業での漏えい事件のように委託先の従業員が漏らされることがあるというリスクに関しては不安です。」

ポイント:①プライバシーマークを運用している中でどのようなところが、リスクとして認識されているかを聞かれることで、審査時にそこに関してのリスク対策 がどのようになっているかを見られるようになります。

この質問に対しては「特に問題はないです。」とお答えしたからといって間違いではありません。
審査員:「代表者による見直しはいつごろ実施されましたか?」
社長:「年明けだったので、1月中旬頃だったと思います。」
審査員:「そうですね。1月の中旬頃に実施されていますね。その際にどのような指示を出されたでしょうか?」
社長:「昨年行われた内部監査で新しくリースしたPCでパスワードの
設定ができていなかったので、パスワードを設定するように指示を出しました。
また新入社員に対して教育ができていなかったので、新入社員に対しての教育を
実施するように指示を出しました。」
審査員:「なるほど、適切な指示をされていますね。苦情を含む外部からの意見はありましたか?」
社長:「とりたてて大きなものはありませんでした。」
審査員:「そうですか。最後に個人情報に関して社会を揺るがすようなニュースがありますがそれに対してどうのうにお考えですか?」
社長:「年金の漏えい事件がずさんな管理の結果であったということで、国の機関であるためしっかりしてもらいたいです。それと共に大企業の事件での収束にかかった費用が巨額であったため。対岸の火事だと思わずに対策をしていくことが大事だと思っております。」
審査員:「お時間を頂きありがとうございました。以上がトップインタビューです。」

 

ポイント:①代表者による見直しが実施されたのがいつかということを聞かれます。

これには答えられるように把握しておくべきです。

ポイント:②どのような指示を出されたかを聞かれます。

こちらも事前に何を指示したかを把握しておくべしです。

ポイント:③苦情を含む外部からの苦情は実際にあれば、それに関してお話してもらえれば問題ない内容です。

ポイント:④個人情報を社会的に見たときの質問をされるので、思われていることをありのままお話をされたらよいです。

ポイント:⑤全般的に代表者による見直しの内容を質問されるということです。

 

■おまけ
審査員の中には新人の方もいらっしゃいます。最後の質問で「代表者による見直し」は全て棒読みで質問されることがあります。このような方でしたら新人の方だと思ってください。

 

最後にこのような事例は他にたくさんございます。何か審査以外に関してでもお困りのことがござましたら、ISO総合研究所までご連絡くださいませ。ご担当者様の作業工数を限りなく0に近づけて、ご担当者様が本業に集中していただけるお手伝いをさせて頂けることを楽しみお待ちしております。


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