Pマークにおける「引越し業者の委託先評価」について
本コラムでは引っ越しについての内容をもとに、プライバシーマークの中から委託先の評価についてご紹介していきたいと思います。

まず、皆様が引越しする場所が既に決まっているとして、
いよいよ引越しとなった際、次に何を決めますか?
はい、引越し業者を決めますよね!

では、複数ある引越し業者の中からどのように業者を選定しますか??
価格、実績、希望する引越し時期までに引越しが出来るかもですが、物の取扱いが丁寧かも大事な選定のポイントになりますよね!
引越し業者の方に自分の大事な物を壊されるのは悲しいですよね!

プライバシーマークも同じで、会社で取扱う従業者やお客様の個人情報を他の業者に預けるということになる場合は、適切に扱ってもらえる業者を選定しなければなりません。

そのために、JISQ15001:2017の規格のうち、A.3.4.3.4でも委託先の監督について、
下記の通り規定しています。
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組織は,個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合,特定した利用
目的の範囲内で委託契約を締結しなければならない。
組織は,個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は,十分な個人
データの保護水準を満たしている者を選定しなければならない。このため,組
織は,委託を受ける者を選定する基準を確立しなければならない。委託を受け
る者を選定する基準には,少なくとも委託する当該業務に関しては,自社と同
等以上の個人情報保護の水準にあることを客観的に確認できることを含めなけ
ればならない。
組織は,個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は,委託する個
人データの安全管理が図られるよう,委託を受けた者に対する必要かつ適切な
監督を行わなければならない。
組織は,次に示す事項を契約によって規定し,十分な個人データの保護水準
を担保しなければならない。
a) 委託者及び受託者の責任の明確化
b) 個人データの安全管理に関する事項
c) 再委託に関する事項
d) 個人データの取扱状況に関する委託者への報告の内容及び頻度
e) 契約内容が遵守されていることを委託者が,定期的に,及び適宜に確認で
きる事項
f) 契約内容が遵守されなかった場合の措置
g) 事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項
h) 契約終了後の措置
組織は,当該契約書などの書面を少なくとも個人データの保有期間にわたっ
て保存しなければならない。
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上記内容は少し難しいため、委託先についてのポイントを簡単に3つにまとめてご説明します。
1.委託先選定基準に基づいて委託先を選定すること
2.委託先と特定した利用目的の範囲内で委託契約を締結すること
3.委託先の契約に基づき、委託先を適切に監督すること

1.委託先選定基準に基づいて委託先を選定すること
引越しの場合、冒頭で少しお話したように複数ある引越し業者の中でどこの業者を使うのかについて、基準を設けてその基準を満たす業者を選定します。
基準としては例えば価格が予算以内で収まるか、実績のある業者かどうか?希望する引越し時期までに引越しが出来るのか、物の取扱いが丁寧にしてくれるかどうか?等ですね!

プライバシーマークの場合の委託先の基準としては、
例としては、プライバシーマーク取得事業者か、法令、その他国が定める指針を遵守する義務がある事業者か、その他、個人情報を適切に取り扱う体制が整っているかどうか等
それぞれ必要な基準を設けることができます。

2.委託先と特定した利用目的の範囲内で委託契約を締結すること
引越し業者の仕事として、荷物を梱包し、その荷物を家やアパートから搬出しトラックに積み、 引っ越しへ移動し新居の家やアパートへ搬入することがメインだと思いますが、その内容以外に例えば食べ物を勝手に食べたり物を使われるとどうでしょうか?
委託範囲外になりますよね!このように、上記内容以外のことをしないですよという契約を取ることが必要です。

プライバシーマークの場合も同様に、委託している内容以外では利用しないことについて覚書を取得しておくことが必要となっております。

3.委託先の契約に基づき、委託先を適切に監督する。
引越し業者の人がちゃんと仕事をしているかは、そばで見ておく必要がありますよね!

プライバシーマークの場合も同様に、委託先として認めた後でも適切に仕事をしてくれているかどうかは定期的に評価や確認することが必要です。
以上が委託先の監督についての主なポイントとなります。

まとめ
新生活を始める第一段階としての引越しが問題なく進めるためには、業者選択が大事になることはお分かりいただけましたでしょうか?
プライバシーマークとしても委託先が個人情報の事故を起こさないように、委託事業者の選定、評価、契約の締結、監督を行いましょう!

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