FAXで個人情報を送信する際の対応策はどの程度まですべき?


いつもご愛読いただき誠にありがとうございます。
ISO総合研究所、中本郁也です。

最近はメールの利用で、FAXを使用する機会が減ってきました。
それでも、FAXで住所、電話番号、FAX番号、名前を記載した
書類をお客様宛に送る事があると思います。
そんな時、プライバシーマークを取得している企業としてどのような事に気を
付けて送っていますか?

実際FAXによって起こった漏洩事故にはどのようなものがあるか。
やはり一番多いのが誤入力による送信者の間違いになります。
FAXは簡単な手段であるがゆえ、初歩的なミスも起こりやすい道具です。
まず気をつけなければならないのは、番号の押し間違いです。
必ずディスプレイに表示されている番号があっているか確認をしなければなりません。

では、プライバシーマーク上どのように対応していけばよいのでしょう。
一番簡単な手段としては、送信する頻度の高い番号を短縮ダイヤルとして登録してしまうことです。
また、これができない場合には、送信前にFAX番号のダブルチェックを
行なうこともできます。ダブルチェックを行うにしても、同一の人物では
なく第二者、第三者によるダブルチェックによって同一の人物がチェックするより
格段に間違いを防ぐことができます。
他には、よく送る送信先にはFAX番号を登録しておく、FAX番号を押す横に「送信間違い注意」
といった掲示で注意を促す事になります。

プライバシーマークを取得している企業、していない企業にとって漏洩事故の80%は人為的なミスによるものです。
急いでいる時、疲れている時等、不注意によっておこるものが大半になるので、まずは送る前に
必ず確認するという行為が、誤送信による漏洩を一番防ぐことになるかもしれません。
プライバシーマーク、ISOを取得することで仕組みをルール化できたら、ミス削減にもつながっていくかもしれません。


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