プライバシーマーク(Pマーク)の規約とは?詳しく解説します

プライバシーマーク(Pマーク)の規約とは、プライバシーマーク制度の運営要領体系の一つのことです。
注意しなければならないものは、付与事業者、つまりプライバシーマークの取得企業に向けた規約です。「プライバシーマーク付与に関する規約」という名称になっており、付与機関である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)と取得企業との関係(権利及び義務)について定めた規約になっています。

1.プライバシーマーク(Pマーク)の規約とは?

プライバシーマーク(Pマーク)の規約とは、プライバシーマーク制度運営要領体系の中の一つです。

運営要領は大きく6つに分かれており、全体、審査機関、研修機関、審査員登録、付与事業者、その他となっています。
その中の、付与事業者、つまりプライバシーマーク(Pマーク)の取得企業に向けた規約を主に指します。

名称は「プライバシーマーク付与に関する規約」となっており、内容は、付与機関である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)と取得企業との関係(権利及び義務)について定めた規約です。

JIPDECのホームページにこの「プライバシーマーク付与に関する規約」が公開されていますので、詳細に関してはJIPDECのホームページをご確認ください。

2.「プライバシーマーク付与に関する規約」にはどんな項目があるの?

「プライバシーマーク付与に関する規約」は大きく7つの章からできています。

① 総則
② 付与契約の締結
③ 事業者の登録及び付与内容の変更、
④ 付与契約の更新
⑤ 付与事業者の監督
⑥ 異議の申出
⑦ 改正

それぞれの項目について、取り決めが書かれています。

3.規約で気を付ける5つのこと

「プライバシーマーク付与に関する規約」は15ページにわたってありますが、内容のなかで特に注意すべきことを5点お伝えします。

1)付与登録料について

プライバシーマーク(Pマーク)付与に関しては2年分の登録料として、費用が掛かるという記載があります。
詳細の金額はJIPDECのページで確認ができるのでよく見ておくと良いでしょう。

また、新規取得と更新で費用が変わります。
JIPDEC ホームページ 申請手続きのページを参考にしてみてください。

付与登録料は業種と事業規模によって変わります。
サービス業で5名なら小規模、サービス業で6名なら中規模といった形です。
詳細には資本金額によっても変わってきます。

こちらの記事も参考にしてみてください。
プライバシーマーク(Pマーク)取得のための3つの費用とは

2)登録事項に変更があった場合の対応

プライバシーマーク(Pマーク)付与をすると社名や所在地、個人情報取り扱いの事業内容などを登録します。
この内容や代表者などに変更があった場合には報告義務があるということが記載されています。
事業の承継や合併・分社なども報告が必要になり、必ず変更に関わる届けを出す必要があります。

3)更新、有効期間

更新にあたっては、付与契約の有効期間の8か月前から4か月前までに、審査の申請をしなければいけません。
更新申請の様式に沿って、申請をする必要があります。

また、更新後の付与契約の有効期間についての記載もあり、更新前の付与契約の有効期間満了日の翌日から2年となっています。

プライバシーマーク(Pマーク)を失効させないためにも注意が必要です。

4)事故が発生した場合の報告

プライバシーマーク(Pマーク)の付与を受けると、個人情報の漏洩やその他本人の権利利益の侵害を起こした場合には関係審査機関に報告しなければならないこととなっています。

個人情報に関する事故が起きてしまった場合には、事の大小を自身で判断せず、関係する審査機関に報告をし、判断を仰いだ上で対応するのが良いでしょう。

5)プライバシーマーク(Pマーク)の停止、取り消し

プライバシーマーク(Pマーク)には、プライバシーマーク(Pマーク)制度における欠格事項及び判断基準というものがあり、欠格事項に当てはまるようなケースが出てきた場合、プライバシーマーク(Pマーク)を一時停止されたり、付与の取り消しをされたりすることがあります。

欠格事項及び判断基準についても確認をするようにして、一時停止や取り消しにならないようにしましょう。
それ以外にも、申請書類の内容に虚偽があることが発覚した場合には一時停止や取り消しになることがあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
規約についてご理解いただけましたか?
プライバシーマーク(Pマーク)の規約とは、主に、付与事業者、つまりプライバシーマーク(Pマーク)の取得企業に向けた規約を指します。
規約の内容では、「付与登録料について」「登録事項に変更があった場合の対応」「更新、有効期間」「事故が発生した場合の報告」「プライバシーマーク(Pマーク)の停止、取り消し」の5項目は特に注意して確認するようにしましょう。

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