プライバシーマークの 構築前にすべきこと
プライバシーマーク(Pマーク)の構築前に6つのステップがあることをご存知でしょうか?構築の目的や取得期日だけでなく、マークの概要など、構築前に知っておくと良いことがあります。
プライバシーマーク(Pマーク)を構築した後に「構築前に〇〇を確認しておけば!」と後悔しないように、見ておきましょう。
プライバシーマーク(Pマーク)の構築前にやると差がつく6ステップを紹介します。

1)目的の確認

まずは、
何のためにプライバシーマーク(Pマーク)を取得するのか
プライバシーマーク(Pマーク)とはどういった目的で付与されているのか


を押さえたうえで構築しましょう。

構築している段階で迷ったときに、この目的に立ちかえられるようにしましょう。

何のために取得するかという理由の多くは、取引要件だから、または、営業上有利になることがあるからです。
自社ではどうなのか確認しておきましょう。

またプライバシーマークの目的は、


個人情報の保護に関する消費者の意識の向上
社会的な信用を得るためのインセンティブを事業者に与える


の2点です。プライバシーマークは、こういった目的で付与されるものです。頭にいれておきましょう。

2)いつまでに必要?

いつまでにプライバシーマークが必要か、認定証が必要か、期日を確認しましょう。

期日を事前に確認しておくと、どれぐらいの人員を割くか、
どれぐらいのスピード感で進めるのか、とスケジュールを作成するときに違いが出てきます。

どんな仕事でもバタバタやってしまうとうまくいきません。

3)マークは何に使う?

プライバシーマークを取得すると、マークが送られてきます。

このマークを表示できる場所は決まっていて、
取得した範囲であること、店頭、契約約款、説明書、宣伝・広告用資料、封筒、便箋、名刺、ホームページ等です。

WEBサイトに表示する場合には、プライバシーマーク制度WEBサイトへリンクするように設定する必要があります。

このように、表示に関してはルールがあり、事前に知っておくとマークが到着してからのWEBサイトの変更などがスムーズです。

 

4)取得後の2年間スケジュール

取得をゴールにすることが多いので、取得した後の2年後の審査は想像せずに、認証完了してしまうことがほとんどです。

実は、取得した後からがスタートで、2年ごとにある審査に向けて、文書記録作成が多く発生します。
構築はこの2年の運用に影響があるものなので、2年間のスケジュールをイメージしておくことが、構築に差が出る1つのポイントです。

5)従業員の個人情報に対する意識は?

従業員が個人情報というものをどのぐらい認識して仕事をしているかを把握しましょう。
そして、 必要に応じて教育をしていくと良いでしょう。

最近ではSNSへの投稿なども問題になることもあり、従業員の個人情報に対する意識の重要性もあがってきています。

プライバシーマークを構築する際も教育をしていくことになりますが、
どの程度の教育をしていくかという指標になるので、現状の社員の意識を把握しておくと良いと思います。

6)体制イメージは?

プライバシーマークを構築していくとき、取得後の体制をイメージしておきましょう。
人員が足りないまま運用を進めてしまうと、特定の人に重たい業務負荷がかかってしまいます。
本業と別にプライバシーマークのための業務が発生するので、想像以上に大変です。

また、プライバシーマークでは必ず2つの役割を設定する必要があるので、誰を責任者にしていくのかというイメージをしておくと良いでしょう。

7)まとめ

プライバシーマーク(Pマーク)の構築前に押さえるべきポイントはお分かり頂けましたでしょうか。
構築後にしんどい思いをしないように、要点を押さえ、プライバシーマーク(Pマーク)の取得に向けて準備していきましょう。

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