プライバシーマーク取得について

プライバシーマーク認証取得にかかる時間は、最短で4か月です。
ポイントは、4点。

1.「申請書を早く提出しよう」
2.「審査を早く受けよう」
3.「審査機関選びに気をつけよう」
4.「支払い期日を守ろう」です。

自社でプライバシーマーク取得しようとすると、準備期間から申請まで約1年以上かかるケースも多いですが、弊社のようなプライバシーマークコンサルのサポートを利用すると、通常6か月程度で取得できます。
最短で4か月で取れたお客様もいらっしゃいます。

本コラムでは、どうやったら早く効率的にプライバシーマーク認証取得できるのか、詳しく説明していきます。

プライバシーマーク認証取得の流れ

まず、認証取得までの流れを確認しましょう。

取得の流れを詳しく知りたい方は、別のコラムでも詳しく解説していますので、よかったらコラム「■プライバシーマーク取得の流れ」をご覧になってください。

2つの取得方法とメリット・デメリット

プライバシーマークを取得するには、2つの方法があります。

1つ目が、自社で取得する方法。
2つ目が、コンサル会社のPマーク取得サポートを利用して取得する方法

1つ目の「自社で取得まで進める」メリットは、費用を節約できますが、膨大な時間がかかってしまいます。
PMS(個人情報保護マネジメントシステム)構築の前にまず、規格を理解する勉強時間も必要になってきます。

「自社で担当者を決めてスタートしてみたはいいが、結局何をやっていいかわからなくなり時間だけが過ぎていった…」というお声もよく聞きます。

2つ目は、
サポート利用の費用が発生しますが、時間をかけずに取得まで進めることができます。

「○月までに取得したい」などと期限がある場合や、「最短で取得したい」という場合は特に、Pマーク取得サポートを使ってプロの力を借りるのがよいでしょう。

申請書を早く提出しよう

プライバシーマーク取得サポートを利用すると、通常、
申請まで約1~2か月。
 ↓
審査までに約1.5~2か月。
 ↓
審査の際に出た不適合を改善するのに約1~2か月。
 ↓
指摘改善完了からPマークがお手元に届くまでに約1か月。
という流れになります。

まず、申請書を提出するのに2か月は必要です。


早く申請書を提出するには、早くPDCAを回す必要があります。
申請書には内部監査・教育・マネジメントレビューの記載が必須なので、この3点の計画を早く立てて、遅れることなく実施できるかがポイントになります。

ただ、内部監査や教育が早く実施できるかは拠点数や従業員人数などの規模で大きく左右されます。
拠点数が少ないと内部監査は楽ですし、人数が少ないほど教育の実施が楽だからです。

審査を早く受けよう

次に、審査日の設定におけるポイントです。
審査機関が審査日を決めるため、コントロールをすることはなかなか難しくなります。

プライバシーマークは、申請書を提出してから審査の日程が決まりますが、申請書を提出する際に、審査日程のアンケート部分に【最短の日程を希望する】旨を記載しましょう。
また、提出した申請書が審査機関に届くタイミングを狙って電話をかけ、「早く審査を受けたい」と伝えてみるのもいいかもしれません。
通常は1.5か月~2か月程度で審査日程が決まりますが、審査が立て込んでいたりする場合も多く、審査日程を予測しにくいです。

今年はコロナウイルスの流行で審査機関の業務が2か月ストップし、新規認証の審査が一切受けられなかった例もあります。

今後またコロナの流行状況で予期せぬ事態が起こる可能性がないとも言い切れないので、余裕を持った計画が必要です。

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審査機関選びに気をつけよう

審査機関の選び方にも取得時期を早めるコツがあります。

プライバシーマークはJIPDECで審査を受けなければいけないと思われている方もいらっしゃるかもしれませんが、Pマークの審査機関は19機関あります。(※2020年10月現在)

審査機関によっては他の審査機関より早めに審査日を設定できるところがあります。

早く設定できる理由は、案件数と審査員数のバランスによるところが大きいようです。
ただし、入会金・年会費が発生する審査機関もあるので注意が必要です。

支払い期日を守ろう

最後に、最も基本的なことですが、審査機関から提示される支払い期日を守りましょう。

プライバシーマークの審査費用は3回に分かれて支払います。
特に、最後に支払う付与登録料は遅れないようにしましょう。
付与登録料を支払わないと、登録証・プライバシーマークデータが送られてきません。 

JIPDECのホームページでは、「付与登録料のお振込みおよび、契約書1通のご返送の確認が取れ次第、2~3営業日以内に発送します」となっています。
参考資料:JIPDEC「よくあるご質問」

まとめ

いかがでしたでしょうか?

最短で認証取得するコツをご説明してきましたが、プライバシーマーク取得スケジュールは審査機関によって前後する部分が多く、計画しにくいのが実情です。

最近プライバシーマークと一緒に検討されるISO27001(ISMS)という規格は、プライバシーマークに比べて取得までの期間が短く、プライバシーマークでなくISO27001の取得でも可能かご検討いただくのも1つの方法です。

■コラム『取得するならどっち?PマークとISMSはここがちがう!』

うちにはPマークとISO27001どっちが合っているの?」
「どこの審査機関を選ぶのがベストだろう?」
「早く申請したいけど何から手をつけたらいいか分からない!」

などとお悩みの方は、Pマーク・ISOの専門家である弊社コンサルタントご相談ください。60分の無料相談を受け付けております。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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