プライバシーマーク(Pマーク)サポートの利用を考えた時に見るべき5つのポイント
プライバシーマーク(Pマーク)のサポートとは、取得もしくは更新をスムーズに進められるよう手伝ってもらうサービスのことで、ノウハウ不足・知識不足・リソース不足を補うことができます。プライバシーマーク(Pマーク)のサポート業者を選ぶときは、サービスの範囲、価格、レスポンスのスピード、コンサルタントの人柄、サポート体制の5つをチェックすることをおススメします。

1.プライバシーマーク(Pマーク)サポートとは

プライバシーマーク(Pマーク)のサポートとは、プライバシーマーク(Pマーク)取得もしくは更新をスムーズに進められるように道案内してもらう・手伝ってもらうサービスのことです。

サポート業者により、具体的なサポート内容はそれぞれ異なりますが、弊社の場合は、下記3つをサポートいたします。

①ノウハウ面

プライバシーマーク(Pマーク)の取得・更新についてアドバイス・道案内を受けることができます。
「こうするとスムーズです」「他社ではこのようにしています」などノウハウ・他社事例を専門家であるコンサルタントから教えてもらえます。

②全体の運営管理

年間のスケジュールを組んで、取得までの道案内をしてもらえます。
「〇月までに取得したい場合、〇月中にこれとこれをやっていきましょう」
「次回の更新のために、〇月までにこれを完了するといいです」
また、定期的な打ち合わせで、スケジュール通りに進んでいるか進捗を共有します。

③作業の管理

プライバシーマーク(Pマーク)取得・更新には膨大な書類の作成が必要になってきます。弊社では、書類作成の作業もサポート内容に含まれています。
自社のご担当者さまだけで進めるととても時間がかかるので、ここをサポートしてもらうと負担が大幅に減ります。
コンサル会社によってはひな型の提供だけで書類作成は手伝ってもらえないケースもありますのでサポート内容をよく確認するのがいいでしょう。

2.プライバシーマーク(Pマーク)のサポートを依頼する目的

サポートを依頼する目的は、「スムーズにプライバシーマーク(Pマーク)取得・更新・運用を進めたいから」
でしょう。
ノウハウ不足・知識不足・リソース不足・人手不足など、自社で不足しているものを補う目的でサポートを利用される方がほとんどです。

3.プライバシーマーク(Pマーク)のサポート会社を選ぶ5つのポイント

①サービスの内容・範囲

同じプライバシーマーク(Pマーク)のコンサル会社でも、サービスの内容・範囲が異なり、大きく2タイプに分かれます。

・アドバイス中心の先生のようなコンサル
・ノウハウの提供に加えて、書類の作成もやってくれるコンサル

せっかくサポートを依頼しても、一番時間のかかる書類作成作業を手伝ってもらえないのであれば、担当者の負担が減らないのではないでしょうか。

②サービスに対しての価格

最も安いサービスを選びたくなりますが、安ければいいというものではありません。
会社の要望に合ったサービス内容か確認しましょう。
また、ホームページを見ても価格が曖昧なケースが多いです。価格が明瞭なサポート業者をおすすめします。後からオプション料金が追加されると、何度も稟議を通す必要が出ることがあり、手間がかかってしまいます。

③レスポンスのスピード感は自社にあっているか

問い合わせ時の回答のスピードも大切です。
「審査直前に書類の修正が発生した」
「従業員がスマホを紛失して個人情報が漏れた可能性がある…」
など、すぐに対応してもらいたい場面でレスポンスが遅いのは困りますよね。
契約前の営業段階でも各社の差が分かると思いますので、ぜひ確認してみてください。
 

④どんなコンサルタントが在籍しているか

やはり最終的にはどんな人とやっていくか、人柄や相性も大切です。
金額もサービス内容も良いが、担当してくれるコンサルタントの人と馬が合わないなんてことがあったら毎回の打ち合わせがストレスになりかねません。

・礼儀正しい
・外見に清潔感がある
・時間を守る
・明るく話しやすい

などの基本的なところから、

・プライバシーマーク(Pマーク)の構築・運用経験がきちんとある
・難しい専門用語は使わず、説明が分かりやすい

などスキル面もチェックして各社比較してみるとよいでしょう。

⑤サポートの体制

コンサルタント1名でサポートしてもらうのか、チーム体制でサポートしてもらえるのかも確認してみると違いがあると思います。
チーム体制でサポートしてもらえると、担当者と連絡がとれなくても他のメンバーが対応してくれるというメリットがあります。
 

4.まとめ

プライバシーマーク(Pマーク)サポートの利用を考えたときに見る5つのポイントはおわかりいただけましたでしょうか。
決して安くない金額を支払うわけですから後悔したくないですよね。
御社に合ったサポート業者に出会えるよう、是非参考にしてみてください。

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