プライバシーマーク審査前に気を付けること

Pマークを取得または更新するに当たって、いずれにせよ現地審査をクリアしなければなりません。
本ページでは、新規取得および更新時の現地審査にて、共通して気を付けなければならない事を下記に記載しました。

心構えについて

当日の審査を迎えるに当たって、以下に心がける項目を3つにまとめました。

① 資料に目を通しておくこと

現地審査では2名の審査員が来社し、膨大な資料を約6時間掛けて、ほぼ漏れなくチェックします。
内容をすべて記憶することは難しいですが、せめて「何がどこにあるのか」を把握しておくことで、審査がスムーズに進みます。

② 社内の整理整頓に協力してもらうこと

たとえ個人情報に関する資料の放置が無いにしても、現地審査でフロア内のチェックを受ける際、散らかりっぱなしのデスクでは危険です。
改めてクリーンデスクや資料整理に取り組んでもらえるよう、現地審査の1週間ほど前には社内に情報共有し、皆さんに協力を仰ぎましょう。

③ 正直に答えること

②まではすべて事前準備に関することでしたが、ここまできたらあとは正直に対応するのみです。
約6時間、完全無欠な回答を続けようとしすぎず、理解している範囲で正直に答えます。
ちなみに、Pマークのコンサルティング会社に協力を仰ぐのもひとつの方法です。

その企業に合った個人情報保護マネジメントシステムの作成や、審査前の打合せ等、お客様が安心できるよう入念なサポートを受けることができます。

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まとめ

現地審査は、一見事務的な作業のようにも感じますが、ルーチンワークのように、決められた箇所だけを審査するわけではありませんし、審査員によってその内容もさまざまです。
そのため、社会の変化や傾向を見極めたうえで、現地審査を受ける側もきちんと対策する必要があります。

日常的な業務もこなしながら、常に情報の変化に過敏に対応していく事には限界がありますし、企業の業種や規模等によっても、得意とする分野はさまざまであり、どうしても情報や対策方法に偏りが出てしまいます。

時代の流れに柔軟に対応していくためには、ある程度プロの力を借りることも必要であり、多数の現地調査の実績のあるコンサルタントにサポートをしてもらう事によって、最近の傾向や対策方法などの新鮮な情報を入手しやすくなります。

とはいえ、上記に記載した①~③の心構えはいずれにせよ必要になりますので、現地審査を受ける方は是非とも心に留めておいて下さい。

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