企業は従業員に対して、企業で保持している個人情報を適切に取り扱えるよう定期的に教育を実施する責任があります。
そこで、本ページでは企業が教育を行う目的や、多岐に渡る教育形式等をご紹介していきます。
教育を行う目的
従業員に個人情報保護マネジメントシステム(PMS：個人情報を保護する体制を整備し、定められた通り実行し、定期的な確認、継続的に改善するための管理の仕組み)を実施するための力量をつけてもらう為です。
また教育は少なくとも年に一回、実施する必要があります。
教育は誰が受けるの？
パート、アルバイト、派遣社員さんを含む全従業員が教育を受けなければなりません。
なぜなら、直接個人情報を取り扱う業務がない部署でも、個人情報に触れる可能性があるからです。
例えば、従業者名簿・お客様リストなど、普段の業務で思い当たるものはありませんか？
また、長期休暇中(例：育児休暇中)で教育の受講ができない場合は、出社後に教育を実施していただければ構いませんので、現地審査の時点で教育を実施している必要はありません。
※人材派遣業を営む事業者の方々は雇用契約を締結している派遣スタッフの方(実働者)への教育も必要です。
教育の方法について
教育方法はいくつかありますが、弊社で推奨している教育方法をご紹介します。
それぞれどんな教育方法でどんなメリットがあるのか、下記にまとめましたので、ぜひ自社に合った方法を探し、参考にしてみてください。
① 集合教育
特徴
・従業者を集めて講義形式で教育を行う
・人数が多いときは複数に分けて実施する
メリット
・従業員が参加し、担当者の声をそのまま伝えられるので効果が大きい
② テキストを配布し、テストを実施
特徴
・テキストとテストを配布して各自で実施する
・システム関係で派遣を行っている企業に多い
・お手軽なため、多くの事業者が導入している
メリット
・従業者がなかなか集まれない場合や業務が忙しいときでも各自で取り組むことが出来る
③ ｅラーニング形式
特徴
・インターネットを利用した学習形態
・実施状況を一覧管理できるものもあり、管理が簡単
メリット
・間違えた問題を正解するまで何度も行うなど、プログラムによって自由にカスタマイズできる
④ 動画教育
特徴
・教育のDVDあるいはストリーミング動画等を利用して行う教育
・映像なので記憶に残りやすい
メリット
・空いている時間に各自で取り組むことが出来る
現地審査で審査員に確認されること
現地審査では、新規申請もしくは更新申請をおこなった事業者のもとに審査員が出向き、実際の運用状況を一日かけて審査します。
教育に関しては、教育の「計画書」、「報告書」、「実施した教育テストの記録」が確認されます。
まとめ
教育を行う前には必ず計画を立て、教育を行った後は報告書を作り保管をし、次回はもっと良い教育を行えるように見直して、引き継ぎを行いましょう。
