残業ゼロ!!無駄な作業ゼロ!!愚痴ゼロ!!でプライバシーマークを運営する7 つのコツ~前編~

これから3回にわたって残業ゼロムダな作業ゼロ愚痴ゼロでプライバシーマークを運営する7つのコツについてお話させていただきます。

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残業の悩み

プライバシーマークの運用にストレスを感じることはございませんか。
弊社にお問い合わせをいただくお客様の多くはやらないといけないことは分かっているけど時間がない。
計画は立ててみたけど計画道理に進まない。
やろうと思っていた時期に他の業務が重なってしまい手が回らなくなってしまった。
前任者が退職してしまって自分が引き継ぐことになったが、何から始めればいいかわからないなど様々なストレスを抱えていらっしゃいます。

しかし、意外とプライバシーマークの運用は簡単なんです。今回は残業ゼロ、ムダな作業ゼロ、愚痴ゼロでプライバシーマークの運営をするためのコツをお話しさせていただきます。

残業ゼロのコツ①

その1:文書の整理をする

文書の整理
文書の管理方法を確認しましょう。
皆さん文書はどのように管理されていますか。
プライバシーマークの文書は従業員が閲覧できるように保管、管理されていなければなりません。
例えば小さい規模の事務所ですと共用のキャピネットに一式保管していれば従業員がだれでも見たいときに見ることが出来ます。

しかし部署が多い、あるいは事務所が多いというときには原本は御社で管理をして従業員への周知には社内のインターネットあるいは共有フォルダに入れるというのも一つのやり方です。
ルールに沿って適切に管理しましょう。

使用する帳票を減らす。
現在使っている帳票の中で似たような様式のものがありませんか。
それらは一つにまとめてしまうことで管理をしやすくなり利用もしやすくなります。
内容自体も同時に見直してみましょう。

残業ゼロのコツ②

その2:マニュアルのスリム化を実施

残業ゼロのコツ
マニュアルの数を減らしましょう
単にまとめるだけではなく、必要のない項目は消してしまいましょう。
見やすくなるだけではなく、日々やっていることがマニュアル通りなのかの確認もしやすくなります。

見やすいマニュアルを作る。
マニュアルは見やすい書式に統一をし、分かりやすい表現、言葉を使いましょう。
ルールを簡単に最適化する。
あまりに複雑あるいは面倒なルールを定めている場合は見直しましょう。
その際、取得時からまたは前回の審査時から会社の規模や事業内容など、何か変更になったことはなかったか、そちらの確認をし、現状に合ったルールに変更していきましょう。

いかがでしたでしょうか。皆さんが運用が大変だと思っているということにはそれ相応の要因があります。
そんなところを少しでも理解して改善ができるようにこの動画が参考になれば幸いです。

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