残業ゼロ!!無駄な作業ゼロ!!愚痴ゼロ!!でプライバシーマークを運営する7 つのコツ~中編~

今回は前回に引き続き、残業ゼロ、無駄な作業ゼロ、愚痴ゼロでプライバシーマークを運営する7つのコツのうち3つをお話させていただきます。

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残業ゼロのコツ③

その3:作業の効率化、作業を自分だけでしない

作業の効率化
作業を一人でやってる場合、運用状況や資料の作成の進み具合はわかりやすいですが、必ずしも効率的でないかもしれません。
例えば、各部署でやってもらえる作業、システム担当者にやってもらえる作業など、分担して行うことで一人の負担が減るだけでなく効率化につながります。
また、思い切って作業をアウトソースするのも一つの手です。

必要最低限の見直し回数にする。プライバシーマークの規格上一年で最低1回はやらなくてはいけないことがあります。
例えば、法令の見直し個人情報の台帳の更新などが当たりますが、これらを年間何回見直すルールーになっていますか?変更の都度やっている会社もあるかと思います。
しかし、プライバシーマークの規格要求では、年1回の見直しで十分なものもあります。会社から要求されていることでなければ最低限の見直し回数で済ませてしまいましょう。
委託先の評価を相手にお願いする。委託先の数があまりにも多いとき、1社づつ評価をするのは大変です、そのような時は例えばアンケートで評価表を送って回答を返してもらう方法もあります。
なるべく作業が減るようなやり方を考えてみてはいかがでしょうか。

残業ゼロのコツ④

その4:教育のやり方を変える

教育のやり方を変える
教育方法の変更、教育はかならずしも集合教育として一堂に集めてやる必要はありません。
例えば教育のテキストとテストを配布して、自習形式で回答してもらうだけでも十分です。会社の状況に合わせた教育方法を取ってください。教育テキストを作らない。
教育のテキスト作成が進まないと悩むことはありませんか?教育のテキストは、なにも自社で作る必要はありません。

例えばネットなどで無料配布されているようなテキストを使用するのも一つの方法です。
理解度テストを分ける。
教育の機会では理解度を確認することが求められていますが、その内容及び難易度は特に定められていないので正社員とアルバイトで同じテストをやる必要もありません。

残業ゼロのコツ⑤

その5:内部監査を楽に。チェックリストの項目を減らす

チェックリストの項目を減らす
内部監査をする準備として、チェックリストを作成しますがチェック項目はいくつありますか?
膨大な量になると監査の時間もかかりますし、それだけ書類作成にかかる時間も増えてしまいます。
あまりに多いようなら、見なくてはいけないポイント、ピックアップしたチェックリストに変更しましょう。

アウトソーシングする。監査の方法がよくわからない、事業所の数が多い、事業所が全国各地にあるなど、数ある事業所に監査員が行くのは大変です。
そのような時は、コンサルタントに相談し、監査の代行を頼むというのも一つの手です。

いかかでしたでしょうか、プライバシーマークの運用が大変だと思っているということにはそれ相応の要因があります。
そんなところを少しでも理解し改善できるようにこの動画が参考になれば幸いです。

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