残業ゼロ!!無駄な作業ゼロ!!愚痴ゼロ!!でプライバシーマークを運営する7 つのコツ~後編~

今回引き続き、残業ゼロ、無駄な作業ゼロ、愚痴ゼロでプライバシーマークを運営する7つのコツ(後編)をお話させていただきます。

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前回のまとめ

前回のまとめ
・作業の効率化
・社内で分担する、見直し回数は最低限でOK、委託先の評価を相手にお願いする
・教育のやり方を変える
・必ずしも集合教育として一同に集めてやる必要はない、社内の状況に合わせた教育を行う

内部監査を楽に
・チェックリストの項目を減らす
・コンサルタントに監査の代行を依頼してみる

残業ゼロのコツ⑥

その6:審査の準備は計画的に

審査の準備は計画的に
次回審査時期を確認する、指摘改善が終わって認証が無事終了すると次は二年後だと思い何もしなくなることがあります。
しかし、次回の更新審査の受付期間まで二年間はなく申請時に運用状況を含めて申請する必要があります。
油断はせず次回の申請の時期を確認していきましょう。
審査の準備を怠らない、日々の運用もそうですが書類作成など審査で必要になるものはに関しては順次準備していきましょう。
審査前になってあわてないように計画通りに進んでいるのかぬけているものはないか、作った書類はファイリングしているか最新版のものがきちんと管理されているかその都度整理しましょう。

実現可能な計画を立てる。
マニュアルに教育の時期や内部監査の時期などが具体的に定められており、それに沿って年間の計画を立てているかと思います。
ですが、その計画は実現できますか。
例えば繁忙期、決算期に時間がとられている運用の計画になっていませんか、
いくら計画を立てても実現可能なものでないと意味がありません。
運用可能な計画を立てて、計画通りに運用しましょう。
マニュアルに記載されてる時期とあっていなければマニュアルを変更しましょう。

残業ゼロのコツ⑦

その7:審査で無駄な指摘は出さない

審査で無駄な指摘は出さない
審査員の言いなりにならない、審査では審査員から様々な指摘が出ます。
審査員としても悪意があって、指摘しているわけではありませんが、中には本当にやらなければいけないのか疑問が残る指摘も出てきます。
言われたことを全て受け入れるのではなそれが本当に必要なことなのか審査員に聞き、きちんと納得してから指摘を受けましょう。
指摘された部分は審査中にメモ、審査機関にもよりますが、基本は審査が終わると指摘に対する改善の期間が3か月あります。

ですが、審査が終わった安心感からあるいは業務が忙しくなったなど期限ぎりぎりになってから取り掛かることがあります。
指摘に対する時間が遅れてしまうことを考慮し、審査中に言われたことはメモを取りましょう。
指摘事項として審査員から正式な文書が届くとはいえその文章だけではどうすればよいのか不明に思う指摘が出てきます。
指摘内容の把握、指摘の対応へのヒントにもつながりますので、ぜひメモを取ってください!

指摘への対応は計画的に
何事も計画を立てることが重要になります。
すぐに全部を対応できなくても少しづつでいいので、計画的に改善を進めましょう。
指摘内容によっては、改善された証拠を用意するのに時間がかかるものもあります。
また、時間が経つと審査の記憶が薄れ、何を言われていたのか忘れてしまいます。
少しづつ進めることで予防につながります。

3回にわたり残業ゼロムダな作業ゼロ愚痴ゼロでプライバシーマークを運営する7つのコツについてお話させていただき、いかがでしたでしょうか。
プライバシーマークの運用が大変だと思っているということにはそれ相応の要因があります。
そんなところを少しでも理解して改善できるようにこの動画が参考になれば幸いです。

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