Pマークを取得する上で必要な個人情報とは


いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの矢野です。

私たちが普段生活していてお店や会社、インターネット、携帯電話の中にも、個人情報があふれています。そして、会社ではどのように扱うのかを意識して管理されています。
例えば、私は劇団四季が好きでよく見に行っていますが、劇団四季でも個人情報があふれています。

本日は、これからプライバシーマーク(Pマーク)を取得されている方に向けて、一会社としてどんな個人情報を保護しないといけないのか、また、各個人情報を保護する上でどのような危険性とその対策をしないといけないのかについてご説明したいと思います。

ただ、内容が堅いと読んでいても楽しくないと思いますので、本日は、先ほども少しお話しました劇団四季を具体例に用いてご説明します!

先に、あまりご存じでない方に向けて、簡単に劇団四季についてご説明いたします。

劇団四季とは、全スタッフ合わせて総勢約1,300名で組織された、世界的に見ても最大規模の演劇集団になります。また、有名な演目として、ライオンキング、キャッツ、オペラ座の怪人等があり、年に3,000回は公演しており、総観客数は300万人を超えるようです。(劇団四季公式HPより)

求めてられている個人情報

それでは早速本題に入りたいと思います。

まず、プライバシーマーク(Pマーク)で求めてられている「個人情報」とは、氏名や生年月日、電話番号、メールアドレス等その他の記述などによって特定の個人を識別できるものを言います。
身の回りにあるもので言えば、名刺や履歴書、運転免許証、マイナンバーの通知カード等がありますね。

少し劇団四季の仕事の流れの中で、どんな風に個人情報が扱われるのかを見てみましょう。

劇団四季では、主にスタッフ、チケット購入者、また会員者の個人情報があげられます。
ご紹介時に述べたように、年間3,000回の公演で総観客数300万人分の個人情報を取得しているということで、どれだけ一人一人の個人情報を扱うのが大変かはわかりますね。

本日は、チケットの購入時に注目して少し詳しく見ていきますと、劇団四季の公演を見るためにチケットを購入する方法としては主に、ネットの公式サイトからになります。
ですので、劇団四季では、HPの公式サイトにて個人情報を入手することが多いのだろうと思います。

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(参考:劇団四季公式HP

購入画面には、「名前」「住所」「電話番号」「生年月日」等記載項目があります。これら全部個人情報に該当します。

劇団四季では、購入画面に記載された内容を基に、チケットの送付の手続きや、会員向けの定期刊行の発送のために、個人情報の一覧表を作成して管理されているはずです。そして、それだけ扱う個人情報が多いと、データをアクセスがしづらい状態で管理されているはずです。

個人情報を扱う上での注意点

では、これらの個人情報を扱う上でどのようなことに気をつけないといけないのか確認しましょう。

まず、プライバシーマーク上、このように個人情報を取り扱うにあたって事故等になり得る危険性についてを「リスク」と言います。
リスクとは、大きく3つに分けることができ、「漏えい」「滅失」「き損」があります。

簡単にその3つについて説明しますと、「漏えい」とは、外に漏れること。つまり、個人情報が使える状態で外部に漏れることを言います。「滅失」とは、なくなってしまうこと。つまり、「き損」とは、壊れること、正確でなくなることを言います。

また、劇団四季での話に戻りますと、劇団四季で扱う、会員の個人情報や一般のチケット購入者の個人情報の一覧やHPに入力した個人情報が、何らかの形で外部に漏れてしまうと起こり得るリスクがあります。

チケット購入のために入力した個人情報が保険の勧誘で使われるかもしれません。このようなことが起きてしまった場合、漏洩されてしまった本人からの損害賠償請求や、法律違反による罰金、懲役があるだけでなく、何よりも社会的信用が失われかねません。

そういったことが起こらないようにするための対策としては、まず会社としてルールを作り、従業者に個人情報の取扱いについて周知、守ってもらうことを徹底すること。
プライバシーマークを取得した際には、1年に1回必ず従業者に対して個人情報保護についての教育を行うことが求められています。

まとめ

以上のお話をまとめますと、以下の3つになります。

・個人情報の定義は、「名前」「住所」「電話番号」「生年月日」等により個人を特定できるもの
・個人情報を扱う上でのリスクには、「漏えい」「滅失」「き損」があること
・個人情報保護の対策は、会社としてルールを作り、従業者に個人情報の取扱いについて周知すること

ご拝読ありがとうございました。


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