Pマーク(プライバシーマーク)を取得する際に気をつけたい。実際にあったこんなムダ


みなさんはPマーク(プライバシーマーク)を取得しようとして、実際に行動を始めたのはいつだったでしょうか?
Pマーク(プライバシーマーク)取得するためにどんな準備をしましたか?

今回はPマーク(プライバシーマーク)を取得する際によく聞く、または実際にお客様がムダだったと語った事例等をご紹介いたします。

今回は大きく分けて下記の4点からPマーク(プライバシーマーク)を取得する際のムダについてお話致します。

1.社内体制、設備を整えてから取得するムダ
2.社員数が増えてから取得しようとするムダ
3.コンサルを使わないムダ
4.Pマーク(プライバシーマーク)を取得するムダ

1.社内体制、設備を整えてから取得するムダとは

よく新規取得をする際にご訪問したお客様で聞く話が、

「自社で規定を作成していました。」
「入退室の記録を取るためにカードキーを導入しました。」
「機械警備を導入しました。」
「事務局をつくって運用を実施していこうと思っています。」

などなどです。

ここで大きなムダとなるのが、Pマーク(プライバシーマーク)を取得していないのに、必要以上のことを準備しようとしている点です。

自社で取得を目指す場合、どこまでやったら取得できるのか、基準を満たすためにはどこまでやったらよいかの判断は難しく、明確ではありません。
ネットや他の企業から聞いた話をもとに、あれもこれも手を出している企業を多く見ます。

果たして全部やらないとPマーク(プライバシーマーク)は取得できないのでしょうか?

もちろんそんなことはありません。
自社で「個人情報をどのように管理しているか」が証明できれば機械警備を入れたり、わざわざカードキーに変更したりする必要はありません。

Pマーク(プライバシーマーク)は取得してからずっと運用が続いていきます。
その中で必要なことを実施し、現地審査で指摘事項、宿題をもらって自社を改善していく方が、必要最低限のことを実施するだけで済むのです。

2.社員数が増えてから取得しようとするムダとは

「まだ当社は少人数なので、もう少し人数が増えてから取得します。」
「社内でルールや基本的な個人情報の意識ができてから取得します。」

といった声もよくお聞きします。

まず、Pマーク(プライバシーマーク)は人数が少ないうちに取得することをお勧め致します。

Pマーク(プライバシーマーク)新規取得時の費用は1~5名の企業で308,573円、6~100名の企業で617,144円と、小規模、中規模で2倍の審査費用の違いがあります。
同じマークであれば、人数が少ないうちに少額の費用で取得してしまう方が良いと思いませんか?

また、社内でルールの徹底や個人情報の意識を身につけたい場合も、人数が少ない方が周知徹底はしやすいです。
小規模のうちにルールを作ってしまえば、あとは入社してくる方々にそのルールを伝え、さらなるスパイラルアップにつなげることが可能です。

社員数が少ない企業は今がチャンスなのです。

3.コンサルを使わないムダとは

当社をご利用のお客様で新規に申請をする際によくお聞きするお言葉が

「もっと早く御社に頼んでおけばよかった」
「もう申請できてしまうのですか!」

といった声です。

なぜこのようなお言葉あるかというと、お客様のほとんどが自社で取得を考え、代表者や取締役の方が自ら勉強やセミナーに出向き、Pマーク(プライバシーマーク)を取得するために勉強をしているからです。

しかし、やはり自社でやるには事例が少なすぎます。
インターネットにも自社に似た企業のことはあっても具体的な書類の作成方法まで調べることはなかなか難しいです。

さらに皆様はなにより、Pマーク(プライバシーマーク)取得が本業ではありません。
自社の業務を実施しながら、その合間に勉強やセミナー、書類作成をし、わからなければつまずく、この繰り返しで結局申請をしようと考えた時には既に3年の月日が流れているのです。

自社で実施する場合は、本業以外の時間で一から勉強をしなければいけないこと。どこまでやっていいかの限度が分かりにくいこと。
この二つよりPマーク(プライバシーマーク)に多大な時間を使用してしまうのです。

一企業の代表者の時間がPマーク(プライバシーマーク)に費やされていること自体ムダなのです。
その時間に大きな契約が決まる、営業に多く行ける、他のセミナーに参加して横のつながりをつくる等、どれだけ有効に時間が使えるかです。

当社はその点、現在1300社を超えるお客様をお手伝いしているため、豊富な経験と審査に通すノウハウを持ち合わせており、必要最低限のことでPマーク(プライバシーマーク)取得が可能です。

当社のミッションはお客様の工数を限りになく0に近づけることです。
御社に従業者が1名増えたような感覚でPマーク(プライバシーマーク)が取得可能です。

優先すべきは本業です。

4.Pマーク(プライバシーマーク)を取得するムダについて

最後にそもそもの話になりますが、今一度考えて頂きたいことがあります。

それは、「本当にPマーク(プライバシーマーク)はひつようですか?」「何の目的でPマーク(プライバシーマーク)を取得しますか?」ということです。

一般的な要求には、「社内要求」「法的要求」「顧客要求」があります。
Pマーク(プライバシーマーク)を取得するということは、そこに普通なら必要のない「規格要求」が加わります。それだけやらなければいけないことが増えることになります。

「社員の個人情報に対する意識を向上させたい」「個人情報の管理をきちんとしたい」「社内体制を整えたい」という声もよくお聞きしますが、「本当にそれはPマーク(プライバシーマーク)がなければできないのでしょうか?」そんなことはないと思います。

今一度なぜPマーク(プライバシーマーク)を取得する必要があるのか考えてみることも必要かもしれません。

最後に

当社では、確かな取得実績と、お客様に負担をかけずにPマーク(プライバシーマーク)を取得するよう日々活動をしております。

Pマーク(プライバシーマーク)の取得を検討している場合は、本当に必要かといったところから一緒に検討させて頂きます。
ぜひ一度ご連絡をお願いします。


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