2019年02月15日

Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂で気をつけるポイント


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いつもコラムをお読みいただきありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの伊藤です。

さて、今回のテーマは「Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂で気をつけるポイント」です。

Pマーク(プライバシーマーク)ご担当の方はご存知かと思いますが、2018年8月からいよいよPマークの新規格での申請の受付が始まりました。

Pマーク(プライバシーマーク)は2006年に大きな規格の改訂が行われてから、細々とした改訂を除くと今回初めて大規模な規格の改訂があります。

Pマーク(プライバシーマーク)の担当者の方はJIPDECからのDMやコンサルティングファームからのDM等で改訂セミナーの受講や対応を検討されていることでしょう。
もしくはこれを機にコンサル会社なんかを使おうなんて検討されているところもあるのではないでしょうか。
(その場合是非一度弊社にお問い合わせください(笑))

しかし、Pマーク規格改訂と言っても恐れる必要はありません。

規格改訂があると「今までやってきたことや作ってきたものを大きく変えないといけないのでは?」と思われがちですが実際はそういうわけではありません。
極論を言うと、そのままのルールや記録類の運用で改訂審査は通っちゃいます。

しかし審査対応上、細かい変更は必要になってくるので、今回はそのポイントを一緒におさえていきましょう。
ポイントさえ押さえてしまえば誰でも簡単に規格の改訂対応ができてしまいます。

【1】文言の変更

まず1点目は、文言の変更です。

以前までの規格で使われていた言葉や文言が2017年度版になって言い方が変わったものです。
いくつか紹介いたします。以下が一部例になります。

・代表者,事業者の代表者→トップマネジメント
・リスクの認識,分析→個人情報保護リスクアセスメント
・機微→要配慮
・教育→認識,教育など
・代表者による見直し→マネジメントレビュー

それで何が変わったの?と良く質問を受けます。文言が変わったのです。
もっとわかりやすく言うと、内容は変わらずに文言が変更になりました。
なので運用の内容においては特に変更の必要はありません。

が、文書審査や現地審査で見られる際に文言が変わってないと、審査員に
「文言が変わってないけど本当に2017年版に対応したの?」
と嫌味を言われてしまうかもしれません。文言は審査を受ける事前にきちんと変更しておきましょう。

文言を変えて何の意味があるの?と聞かれることもありますが、気になった方は審査時に審査員に質問してみましょう。
ここで紹介した文言以外にも変更されているものが多数あるので確認が必要です。

【2】法令の記録

2点目は、法令の記録についてです。

以前までの規格の要求で、法令やその他規範等をまとめてある法令一覧記録があると思います。
その中にJIS Q 15001:2006 個人情報保護マネジメントシステム一般要求事項が入っていると思いますが、それを削除しましょう。

その代わりに、JIS Q 15001:2017 個人情報保護マネジメントシステム一般要求事項の追加をしておきましょう。

【3】安全管理に関する規定

3点目は、安全管理に関する規定についてです。

今回のJISでは付属書Cに安全管理措置に関する管理目的及び管理策が規定されています。
もうJISを読み込まれている担当者の方はご存知だと思います。

付属書Cを読んでいると「なんか新しい言葉が多いから、社内の安全管理に関する規定に反映して作りこまないといけないな」と思います。
が、実際今まで審査を受けて通ってきている企業では現状の安全管理に関する規定のままで審査を受けても通ります。

なので3点目のポイントは、変更というより変更しなくて良いポイントになります。
変に勘違いをしてしまうと、やらなくても良い、むしろやらないほうが良い仕事まで増えてしまうので、ポイントをおさえて規格改訂に対応していくべきです。

まとめ

以上、ポイントを3つに絞って一緒に見てきました。
ご理解いただけましたでしょうか。

弊社では無料相談を実施しております。他社事例も数多くご用意しております。
Pマーク(プライバシーマーク)に関することでお困りのことがございましたら、下記より気軽にご相談ください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。


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