Pマーク(プライバシーマーク):Pマーク(プライバシーマーク)審査のポイントをギャル的に考えてみた


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いつもご愛読ありがとうございます。

前髪がいい感じに伸びて、大人っぽさを出しはじめてみました。
ISO総合研究所コンサルタントの松本です。

さて、今回は、『これからPマーク(プライバシーマーク)の審査が迫っている!』という皆様のために、審査のポイントをギャル的な考えでお伝えしようと思います。

みなさん、そもそもPマーク(プライバシーマーク)審査に、落ちるポイントってご存知ですか?
落ちるポイントさえ押さえておけば、審査への不安は激減すると思いませんか?

指摘が何個出たら審査に落ちる?

まずは、ひとつ問題です!

Pマーク(プライバシーマーク)の審査では必ず指摘が出ます。
まあ、宿題みたいな感じですね。

その指摘、何個以上出たら審査に落ちるか、ご存知ですか?
下記の中で、審査に落ちる可能性がある事項はどれだと思いますか?

・指摘が50個以上出る
・指摘改善が3回以内に終わらない
・申請時提出書類に10か所以上不備かある

正解は・・・実は、上記3つどれも審査で落ちる要素ではないのです!

えっ?ほんまに?
と思いましたか?そのまさかなんです!落ちないんです!
安心してください、落ちませんよ!!!!!!(とにかく楽しい安村風)

言い切ってしまうと語弊があるかもしれませんが・・・
Pマーク(プライバシーマーク)の審査は試験ではないので、完璧である必要はないです。

取得までに受ける3種類の審査

ちなみに、Pマーク(プライバシーマーク)取得までの間には3種類の審査があります。

形式審査
文書審査

申請書を提出してから約1か月以内に、形式審査、文書審査が行われます。

形式審査…申請資格の有無等の審査です。申請書の中身を確認されます。
文書審査…受理後の申請書類のうち、内部規程・様式の審査を行われます。

現地審査

申請書を提出してから約1か月~1か月半で現地審査があります。
審査員が2名来られて、記録類や社内の運用状況を見て審査してくれます。

丸1日かかる場合が多いので、この日はできるだけ仕事を入れない方がいいと思います。というか、1日仕事ができないですね。
審査員の言うことや質問に答えたりしないといけないのです。
ひたすら審査員が書類のチェックをするので、眠たくなってしまうこともあるかも(笑)

どういうときに審査に落ちるの?

では、審査ではどういうときに落ちるのでしょうか?
下記に落ちるポイントをまとめました。

落ちるポイントその1:指摘を期限内に修正しない

審査ではほぼ100%指摘が出ます。たとえ何個出たとしても期限内に修正すれば、審査には受かります。

では、修正はいつまでにすればいいのでしょうか?

1回目は3か月以内、2回目(再指摘)以降は1か月以内です。
それに加えて、1回目の指摘文書が発行されてから6か月以内に修正しなければいけません。

先ほども述べましたが、期限内に修正すれば、指摘が50個だろうが100個だろうが落ちることはありません。

ちなみに、指摘改善とは・・・

現地審査で審査員がおみやげを残していってくれます。これが「指摘」というものです。
「指摘」と聞くと悪いイメージを持たれる方が多いと思うのですが、これは、「ここだけ直せばPマーク(プライバシーマーク)をあげます」というものです。

落ちるポイントその2:虚偽申請

Pマークの審査料は各会社の規模、新規取得の場合か更新申請の場合か、によって変わってきます。
また、業界によって、大規模・中規模・小規模の区分も変わってきます。

しかし、どこの審査機関で受けようと、その会社の審査料が変わることはありません。
審査料を安く済ませようとして、大規模の会社なのに小規模で申請するといった、申請内容に虚偽があれば、審査員に不信感を与え、審査に通らない可能性があります。

※審査料に関して、詳しくはこちらをクリック↓
http://privacymark.jp/application/cost/index.html(JIPDEC)

落ちるポイントその3:審査料を振り込まない

審査機関も商売なので(笑)お金を払ってもらわないことにはPマーク(プライバシーマーク)を付与することはできないようです(笑)
でも、これは納得の理由ですね。

落ちるポイントその4:更新申請書を提出しない(更新審査の場合)

有効期限の8か月前~4か月前は、更新申請の申請期間です。つまり、有効期限の4か月前が申請の締め切りです。
それまでに審査機関に更新申請書を提出しなければ、「Pマーク更新の意思なし」と判断されて、有効期限が過ぎるとPマークは失効してしまいます。

まとめ

いかがでしょうか?

このように、落ちるポイントさえ知っておけば、審査に対する不安も大きく解消されるのではないのでしょうか。

1回や2回の審査でPマークの要求事項をすべて網羅することは、難しいです。
てゆーか、わからないですよね?!

なので、審査員さんに「ここはどういう解釈をすればいいですか?」という風に、2年に1度自社のPマーク運用に対する指導、アドバイスをしてもらうようなスタンスで行けば、もっと気持ちは楽になるかもしれません。


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