Pマーク取得:審査では実際にこんなこと聞かれます。


皆様ご機嫌麗しゅう。
11月も中旬を迎え一昨日程から風も人も冷たくなったと感じておりますISO総合研究所コンサルタントの尾形雅貴です。

私この度ブログを書くこととなりました。
タイトルは「Pマーク(プライバシーマーク)取得:審査では実際にこんなこと聞かれます。」です。

まだまだ社歴の浅い私尾形が、現地審査の際に立ち会えた場合、審査員の方々にどんなことを審査員に突っ込まれるのか(聞かれるのか)を事細かにつらつら書いていきます。
しばしお付き合いをお願い致します。

ここで大切なのは審査員の方々は「敵」ではないという観点を持つこと。
そう、審査員は「味方」なのです。「味方」。

お客様がPマーク(プライバシーマークを取得・運用していく上で我々は仲良くしなければなりません。

審査員に聞かれることあるある①

「この辺てISOさんでどうなってんの?(怒)」

はい。
これは私が初めて現地審査に立ち会ったときに放たれた一言です。

まだ入社して一月ほどでしょうか、Pマーク(プライバシーマーク)のことなんてこれっぽっちも理解していない状態で現地審査にぶち込まれたのですが、そんな私でも理解することができました。

その書類の中のフォントや字のサイズが割とバラバラだったのです。
その審査員の方はきっと几帳面な方で許せなかったんだと思われます。

書類作成は弊社のお仕事です。
お客様も苦笑い。私も苦笑い。

「申し訳ありません。」の一言しか出ませんでした。

ISO総合研究所のPマーク(プライバシ-マーク)コンサルタントも十人十色、審査員の方もまた然りです。
私が初めての現地審査で初めて審査員の方から聞かれたことは、内容云々の問題点でした。

審査員に聞かれることあるある②

「教育のテスト見せてください。」

これはお客様に実際に実施していただく教育のテストのことですね。
Pマーク(プライバシーマーク)を運用していく上できちんと実施していなければならないものの一つです。

現地審査の際にこのテストは審査員の方が確認します。
日付は計画された日で実施されているか、報告書の人数と合っているのか。

しかし、どうやらそれを確認しない審査員の方もいらっしゃるようです。

ちょうど昨日私の先輩のお客様が現地審査日だったので、別室待機をしておりました。
そこのお客様が何と教育のテストの実施結果を回答した本人等に返却して更には捨ててしまったとのことでした。

(先輩社員、私)「なんということでしょう。」
その代り誰が、何日に、何点取ったのかをしっかり記録されたものを別に用意されていました。
(先輩社員、私)「ここは少し危ないかもしれないですね~。」

指摘になりそうなところは事前にしっかりと共有しました。
もちろんこの教育のテストについても3回お客様に伝えました。大事なので3回は言いました。

それにも関わらず今回の現地審査ではこの教育の実施が指摘に出ませんでした。
結果は指摘とはならず良かったはずなのに、なぜか心にポッカリと穴が開いた気分でした。

審査員の方々に必ず現地審査で確認されるものとわかっているのなら、必ずお客様に実施していただいた教育の資料は取っていただかなければならないということを今後3回は伝えます。
でも抜け道を見つけ出したのも確かです。

指摘は審査員の見解によるものですが、こういった仮説検証から生まれてくる事実もあるのですね!

審査員に聞かれることあるある③

「出身は○○なの??なるほどねー。」

はい。これに関しては既に審査とは関係ないものですね。

我々ISO総研のPマーク(プライバシーマーク)コンサルタントが立ち会う際にはお客様の出向契約書に基づきお客様の社員という立場で現地審査に立ち会います。
なので審査員の方々が登場したときには当然名刺交換を行います。

例えば、お客様が何らかの理由で数分席を外されたとき、審査会場では審査員の方々と我々ISO総合研究所のPマーク(プライバシーマーク)コンサルタントしかいない状況が生まれます。

そんな時審査員の方はふと先ほど交換した名刺(私の)の裏面に目を向けるのです。

(審査員)「出身は○○なの?!なるほどねー。」
(私)「○○審査員も○○出身なんですか?!」
(審査員)「いや、違いますが。」

違うんかい。(笑)

地元トークは割と好きなので数分間地元トークを楽しめるかと思いましたよ。
それが若干気まずい空白の時間の橋渡しにされた上勝手に納得されましたよ。

これは文句とかではないんですよ?
あくまでも「あるある」です。

しかしそれくらいISO総研の名刺は他人が見ても触れるところがある物なのです。

“出身地から仲良くなる”
“趣味で仲良くなる”
“好きな食べ物、映画、スポーツで仲良くなる”

こういった切り口で審査員の方々とも仲良くなれます。
質問を引きださせることもスキルの一つと学べますね。

最後に

こんな感じで現地審査では審査内容に全く沿っていない内容も審査員の方から聞かれることがたびたびあります。
明日の審査では何を聞かれるかなぁ…。


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