Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関って何?


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いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの崎山と申します。

今回のテーマは「Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関って何?」となっております。

Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関とは…?

結論から述べさせて頂きます。
Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関とは『添削機関』だと考えております。

『添削機関』、この答えについてこれから述べさせて頂きます。

正直どうでもいいようなお話ですが、皆さん知っているようで知らない方が結構いらっしゃいます。
すでにPマーク(プライバシーマーク)を持っている方からすると「Pマーク(プライバシーマーク)を付与してくれるところでしょ?」って感じかもしれませんね。

正直それだけでも十分かもしれませんが、Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関についてこれだけは知って頂きたい!という情報をお伝えしていければ幸いだと思っております。

Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関の役割

では、まず基本的なPマーク(プライバシーマーク)の審査機関の役割のところからお伝えすると、

1、会員各社からのPマーク(プライバシーマーク)付与適格性審査の申請の受付
2、Pマーク(プライバシーマーク)付与適格性審査の申請の審査
3、付与適格決定の可否の決定
4、Pマーク(プライバシーマーク)付与適格決定を受けた会員の指導、監督
5、個人情報保護の推進のための環境整備

以上の5つとなっております。
ですが、これだとわかりにくいかもしれません。

上記5つを要約すると。

①Pマーク(プライバシーマーク)付与するための審査の受付
②Pマーク(プライバシーマーク)の審査
③Pマーク(プライバシーマーク)付与の合否判定
④Pマーク(プライバシーマーク)付与された企業へのアドバイス
⑤個人情報保護推進活動

とこんな感じです。

申請のポイント

これから新しくPマーク(プライバシーマーク)を申請する予定の方への情報ですが、通常申請してから現地審査の日程までは1か月半~2ヶ月となっておりますが、Pマーク(プライバシーマーク)の申請をする企業が増えているのが原因かどうかは分かりませんが、申請してから審査日までの期間が4か月待ち以上と大変込み合っておりますので、申請をお考えであれば、早期に申請して頂くことをお勧めいたします。

せっかくですので、ここで申請の際のポイントをお教えさせていただきますと、Pマーク(プライバシーマーク)の申請の際に、実際記録されているものを申請書類と一緒に審査機関へお送りされる企業様をよく見ます。

実は、記録した物は必要なくて厳密に言うと、可能であれば「個人情報を洗い出し記録した台帳」、「個人情報に対してのリスク分析をした記録」があれば提出を求められておりますが、白紙の帳票のみで大丈夫なんです。

記録した物をすべて印刷するのと、白紙の帳票をサンプルで印刷するのとでは、印刷の枚数がかなり変わってくる企業は少なくないと思います。
次回からは帳票のみの印刷にされてはどうでしょうか。

すこしお話がずれてしまいましたが、審査機関の役割についてですが、初めの方に述べさせ頂きました通り、

①Pマーク(プライバシーマーク)付与するための審査の受付
②Pマーク(プライバシーマーク)の審査
③Pマーク(プライバシーマーク)付与の合否判定
④Pマーク(プライバシーマーク)付与された企業へのアドバイス
⑤個人情報保護推進活動

こういった役割があることが分かりました。

上記についてはあくまで「Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関って何?」の説明でしたが、ではここからが本題、私たちにとっての「Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関って何?」についてお話させて頂きます。

私たちにとっての「Pマーク(プライバシーマーク)の審査機関

弊社では、毎日コンサルタントが様々な企業へご訪問させていただき、多種多様な帳票類、記録類を拝見させていただきます。

そこでよくあることとして、申請日が近づくにつれて、帳票類、記録類の精度を極端にあげようと奮闘されるお客様がいらっしゃいます。
何時間もの時間をかけて記録の数字を精査したり、帳票類の誤字脱字について精査するお客様がいらっしゃいますが、正直そういったことは審査機関にお任せになったらいいと思っております。

というのもせっかく大金をお支払いになって、現地審査をしていただくのだから、書類の添削機能を自社でするのではなく、審査機関に頼ってしまった方が、よっぽど効率的だと考えております。

普段のお仕事で使用される書類ならまだしも、Pマーク(プライバシーマーク)の審査の為の書類だとすれば、なおさらその書類を見る時間を削減し、その分日常業務の書類を見る時間を増やした方が賢明だと思います。

日々日常業務と兼務でPマーク(プライバシーマーク)の運用をされているご担当者様が多いですが、今、自分の事だなと思われた方、現在Pマーク(プライバシーマーク)の書類とにらめっこする時間が多いようでしたら、今後の運用スタイルとして、審査機関をPマーク(プライバシーマーク)の書類の『添削機関』としてご利用していくことを強くお勧め致します。


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