Pマーク(プライバシーマーク)取得時に陥りやすい2つの勘違い


-shared-img-thumb-CL201_syoruiteisyutu320140830185428_TP_V

お世話になっております。ISO総合研究所の伊藤です。
いつもご愛読いただきありがとうございます。

今回はPマーク(プライバシーマーク)取得時に陥りやすい2つの勘違いについて書かせていただきます。

Pマーク(プライバシーマーク)を取得する理由は企業様によってさまざまであるかと思います。
取引条件にあるからというのが一番多い理由でしょうか。

どんな企業様にも当てはまりそうな勘違いを書かせていただきますので、最後までお付き合いいただければ幸いでございます。

Pマーク(プライバシーマーク)を取得しても社内の安全管理は徹底されない!?

まず、最初に陥りやすい勘違いは、ズバリ、Pマーク(プライバシーマーク)を取得することで社内の安全管理が徹底されるのではないかという勘違いです。

Pマーク(プライバシーマーク)を取得するためにはJISQ15001という規格に企業として適合する必要があります。
そこで求められていることが、定期的な従業員の教育や、内部監査の実施、代表者による見直し等があります。

ここで皆様にお伺いしたいのが、1年に1回の従業員教育で本当に従業員の方の安全管理意識は高まると言えますか?
また、高まるとしてそれで本当に個人情報の事故が起きにくくなると思いますか?
また、1年に1回の内部監査で本当に会社の安全管理が高まりますか?

もちろん、未然に事故を防ぐという意味では1年の内部監査で不適合を出すことにより防げるところはあると思います。
しかし、それで社内の安全管理が高まったと言えるでしょうか?

私の答えはノーです。
仮に教育で従業員の方の安全管理に対する意識を高めたいのであれば、年1回の教育では不十分でしょう。

思い出してみてください。
学生時代、期末試験のために1週間前から勉強を始めますよね。前日は徹夜でテストに出そうなところを丸暗記。テスト本番は勉強の甲斐あってそこそこ埋めることができて、そこそこの点数も取れた。

さて、同じテストを1年後にやることになったとします。もう皆さんは1度勉強して今回のテストでも良い点数を取ったので勉強はしなくてよいですね。
となったときに、今回覚えたことを思い出しながら1年後の全く同じテストで同じ点数を取ることができますか?恐らくほとんどの方ができないと思います。

なぜなら、人間は記憶したことをきれいさっぱり忘れてしまう動物だからです。
だから、復習を言うプロセスが大事で、何度も同じことを繰り返し勉強するしかないのです。

つまり、年1回の教育では不十分ということです。
ましてや、同じように教育しても従業員の意識は現状維持であり、安全管理も高まりません。

じゃあ安全管理を高めるにはどうすればいいの?

結論をいうと、安全管理を高めるには設備投資をして高めるのが一番効果的です。

例えば、鍵付きのキャビネットを購入して個人情報を施錠保管する、ICカードによる入退管理システムの導入などが考えられます。

これらの設備投資に関してはPマーク(プライバシーマーク)では求められていません。
Pマーク(プライバシーマーク)で求められていることは、先ほども出てきましたが、定期的な従業員の教育や、内部監査の実施、代表者による見直し等です。
設備投資をして安全管理を高めてくださいなどといったことはJISQ15001のどこにも書かれていません。

ですので、こういったことをせずともPマーク(プライバシーマーク)は認証取得できます。
もちろんこういった安全管理に対して設備投資をすれば審査の時に審査員の方にお褒めの言葉をいただけると思います。

しかし、Pマーク(プライバシーマーク)に優劣はないので、安全管理は高い企業が持っているPマーク(プライバシーマーク)と特に設備投資もせず、安全管理が一般的な企業が持っているPマーク(プライバシーマーク)は全く同じものです。

審査書類の精度を高めてもメリットはない!?

2つ目に陥りやすい勘違いは、書類精度を高めるということです。
審査に向けて書類の精度を高めることは誰しもが陥る勘違いです。

審査書類の精度を高めることでどういうメリットがありますか?
ここでいうメリットとは、Pマーク(プライバシーマーク)は企業が取得するものですので、あなたの会社にとってのメリットです。

答えを先に言ってしまうと、メリットはありません。

書類精度が低いと審査で上手く受け答えできなくて審査に落ちてしまうのでは?と考えられる担当者様もいらっしゃいます。
しかし、審査で上手く受け答えできなくても審査に落ちることは絶対にありません。

また、先ほども言いましたが、Pマーク(プライバシーマーク)に優劣もありませんし、書類精度が高い企業が持っているPマーク(プライバシーマーク)と書類精度が低い企業が持っているPマーク(プライバシーマーク)は全く同じものです。

ということは、審査書類の精度を高めることで会社のメリットはありません。むしろ、書類精度を高めるということは会社としてはマイナス要素になります。
なぜなら、従業員の労力や時間という有限資源を、会社として全くメリットのないPマーク(プライバシーマーク)の審査書類の精度を高めるために使うわけです。

最後に

いかがでしたでしょうか。

勘違いに気づかれた方は是非このような勘違いから脱却してください。

Pマーク(プライバシーマーク)のことでお困りの事、相談がありましたらお気軽にISO総合研究所にご連絡ください。

最後までお読みいただきありがとうございました。


【Pマーク総研】メールマガジン登録

Pマークに関する情報をお届けします!

メールアドレスをご入力後、
「次へ」ボタンをクリックして下さい。

メールアドレス