2018年10月11日

Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂時に知っておくと得する3つのこと


5f1655a82dd1835c2d35b93fccf74f17_m

いつもご愛読ありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの伊藤です。

さて、今回は、「Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂時に知っておくと得する3つのこと」について考えていきたいと思います。

第1章:ルールはそのままで審査に通る?!
第2章:規格改訂パイオニアになる必要性はない
第3章:規格改訂は断捨離のチャンスと捉える

第1章 ルールはそのままで審査に通る?!

Pマーク(プライバシーマーク)の基準になっていたJISQ15001が2017年版へ改訂されました。
2006年版になってから長らく時間が空いていましたが、ついに規格にメスが入りました。

自社でPマーク(プライバシーマーク)の運用に努められている企業のPマーク(プライバシーマーク)担当者の方は、それを知って肩を落とされたのではないでしょうか。
「ただでさえ日常業務で忙しいところPマーク(プライバシーマーク)業務もやっているのに、規格改訂なんてどう対応すればよいかわからないし、本を読んで勉強するのも大変だな・・・。」と。

どう対応すれば良いかわからないから、業務の合間を縫って渋々Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂セミナーに参加してみたけど、どこも一般的な内容で具体的にどう対応すればよいのかはわからない。
本を買って独学しようと試みたが、なかなか改訂作業も進まない・・・。

そんな皆さんに朗報です!

実は・・・
旧規格(規格改訂対応前)のルールで移行審査を受けても移行はできるんです!

私もよくお客様から
「規格改訂って、やっぱり今までやってきたことを大きく変更しないといけないんでしょ?」
というお声をいただきます。

「規格が新しくなったから今までのやり方じゃ審査に対応できない」
「新しい要求事項に合わせて改訂しないといけない」
と思われるのでしょうが、実はそういうわけではありません。

基本ルールは現状のままで、あとは新しく追加された要求事項部分の文書や記録の作成をすれば、審査基準は十分に満たされます。

第2章 規格改訂パイオニアになる必要性はない

2018年8月から、2017年版の基準で申請受付が開始されました。
従って、現在2017年版で審査を各審査機関で受けることが出来ます。
善は急げということで早めの審査のタイミングで移行審査をご希望されるお客様もいらっしゃいます。

しかし私は、「規格改訂のパイオニアにはならないでください」とお願いしています。
理由は、急いで移行審査を受けてもメリットが少ないからです。

現在弊社のお客様でも移行審査を受ける流れがありますが、実際移行審査を受けられた企業数の割合は1割にも満ちません。
もちろんまだ時間が経っておらず対応が間に合っていないという理由もありますが、何より新審査基準が明確でないという理由があります。

2017年度版での申請受付が2018年8月1日からなのに対し、新規格のガイドラインが発売されたのは9月に入ってからでした。
そもそも、現状一般的に情報の共有が十分にされていないわけです。

何もわからず、忙しい中で規格改訂作業を短期間でして審査に挑むよりも、他社事例が出てから、それを参考にやり方を学んで審査を受けるほうが得策に思えませんでしょうか?
規格改訂作業に追われている担当者様も大変でしょうが、実は一番苦労されているのは審査員の方なのです。

規格が変わったということは審査のやり方も当然変わりますから、どう審査をすればよいのか、着眼点が不明確なまま審査をしなくてはならない審査員が一番苦労されています。
ですので、審査内容が審査員によってどうしても偏りが出てしまうのは当然です。

もう少し審査内容に均一化が図られてから審査を受けたほうが良いように思います。

第3章 規格改訂は断捨離のチャンスと捉える

規格改訂にあたりもう一つ私がお客様にお伝えしていることがあります。
それは、「規格改訂は断捨離のチャンス」と捉えることです。

どういうことかピンとこないかも知れませんが、規格改訂は断捨離のチャンスなのです!

今回の規格改訂にあたり、今まであまりじっくり見たことのなかった自社のPマーク(プライバシーマーク)規程やマニュアルを眺めることになると思います。
その際一度考えてみたいのは、ルールの見直しです。

「今作っているこのマニュアルや記録は本当にPマークの要求事項にあるのだろうか?」
という観点から、一度規程やマニュアルを見てみてください。

きっと、規格の要求事項以上にPマーク(プライバシーマーク)のために活動していることや作成している記録があると思います。
それは迷わず規程やマニュアルから削除するのが正解です。

普段お忙しい中このようなルールの断捨離はなかなかやろうとはなりません。
規格改訂を楽に進めるコツの一つにルールのスリム化をしてから規格改訂作業をすることがあります。

是非この機会に、Pマーク(プライバシーマーク)のルールを「本当に必要かどうか?」という視点で見直してみてはいかがでしょうか。

最後に

もしPマーク(プライバシーマーク)規格改訂に頭を悩ませているなら、是非下記よりPマーク(プライバシーマーク)総合研究所までご相談ください。

■ちょっと聞きたいことがあるんだけど…という方
お気軽メールお問合せフォーム

■とにかくうちの場合はどうすればいいの?という方
無料でコンサルタントが伺います!

最後までお読みいただきありがとうございました。


  • Pマーク総研無料プレゼント02
  • Pマーク総研無料プレゼント03

【Pマーク総研】メールマガジン登録

Pマークに関する情報をお届けします!

メールアドレスをご入力後、
「次へ」ボタンをクリックして下さい。

メールアドレス