Pマーク(プライバシーマーク)取得をしよう。できるだけ早く取得するための裏ワザ! 


 


 

いつもご愛読ありがとうございます。

ISO総合研究所コンサルタントの川端です。

 

さて、今回は、

『これからPマーク(プライバシーマーク)の新規取得を目指そう!』という皆様のために、早くPマーク(プライバシーマーク)を取得するためのコツをご紹介したいと思います。

 

 

はい、そこのあなた。

もし、今、この瞬間、上司に「ちょっといいかな?」と呼ばれたとしましょう。

そこで、

 

「会社としてPマーク(プライバシーマーク)を取得することが正式に決まった。そこで、君を、Pマーク(プライバシーマーク)の責任者に任命する。他のメンバーは好きなように選出してくれて構わない。できるだけ早く取得できるように動いてくれ。」

 

と、言われたとしたら、どうでしょう。

 

Pマーク(プライバシーマーク)って個人情報保護のやつ?

何から始めたらいいんだろう?

そもそもなにをすればいいの?

ひとりでできるものなの?何人ぐらいでやるものなの?

どれくらいで取れるものなの?

 

などなど。不安と疑問でいっぱいですよね。

そんなご担当者様のために、Pマーク(プライバシーマーク)取得までの道のりを一緒にたどっていこうと思います。

 

 

1、文書作成

 マニュアルや規定を作成します。いわゆるルールです。JISQ15001(ジスキュー15001)の規格で要求されている項目盛り込み、自社のルールなども付け加えながら、オリジナルのマニュアルを作成します。このマニュアルがPマーク(プライバシーマーク)の最も重要な書類になります。

 

2、記録作成

 現地審査に向けて、マニュアル通りに運用してきた記録を作成します。新規認証審査の場合は1年分、更新審査の場合は2年分です。

 

3、申請書作成

 審査のために申請書を作成します。会社の業務内容や売り上げ、従業員人数、運用の記録のサマリーなどを記載します。

 

4、申請書提出

 申請書を審査機関に提出します。申請書を提出した段階で、9割合格は決まりです。

 

5、形式審査、文書審査

 申請書を提出してから約1か月以内に、形式審査、文書審査が行われます。

形式審査…は申請資格の有無等の審査です。申請書の中身を確認されます。

文書審査…受理後の申請書類のうち、内部規程・様式の審査を行われます。

 

6、現地審査

 申請書を提出してから約1か月~1か月半で現地審査があります。審査員が2名来られて、記録類や社内の運用状況を見て審査してくれます。丸1日かかる場合が多いので、この日はできるだけ仕事を入れない方がいいと思います。

 

7、指摘改善

 現地審査で審査員がおみやげを残していってくれます。これが「指摘」というものです。「指摘」と聞くと悪いイメージを持たれる方が多いと思うのですが、これは、「ここだけ直せばPマーク(プライバシーマーク)をあげます」というものです。なので、指摘が30個出たら審査に落ちる、とかいうものではないのでご安心ください。「指摘」をすべて改善できれば、晴れてPマーク(プライバシーマーク)取得という流れになります。

 

 

 

1~4までは自社で実施、作成するものです。担当者様の頑張り次第で、いくらでも早く作成することが出来ます。

5~7は審査機関とのやり取りが発生します。こちらが早くに審査機関に提出しても、返ってくるのに時間がかかったりするので、なかなかコントロールしにくい部分です。

 

なので、Pマーク(プライバシーマーク)を早くに取得しようと思ったら、1~4までを早く行うことが大切です。

 

また、申請前の文書や記録の精度は、正直、50%くらいでも審査には通ります。現地審査のあとの指摘改善で精度を100%にすればPマーク(プライバシーマーク)は取得できます。

 

審査の前に、精度100%にするか、審査後に精度100%にするかの違いです。スピード重視で取得を目指すなら、審査後に精度100%にする方が断然早いです。

 

 

ではなぜ、審査後に精度100%にする方が断然早いのか?

 

 

それは、7、指摘改善でも少し述べましたが、「指摘」を直せばPマーク(プライバシーマーク)は取得できます。つまり、できていないところをすべて指摘にしてもらってから、修正する方が、楽で速いからです。

 

 

想像してみてください。

 

【審査前に精度の高い書類を作ろうと思っているAさん】

審査前日、書類の不備が見つかりました。修正すると、他の部分のつじつまが合わなくなって他の部分も修正…。やっと終わったと思ったら、他にも間違っている部分が…。不安になってきて全部の書類を細かくチェックしていたら、いつの間にか残業に…。

審査当日、前日の細かいチェックもあってか、指摘は10コでした。

 

【書類の不備は審査後に全部指摘にしてもらおうと思っているBさん】

審査前日、書類精度は60%くらいなので自己チェックの中でもミスがちらほら。でも、審査後に直せばいいや、と思っているので、定時で帰宅。審査当日、いろんな部分で指摘が出て、指摘は30コでした。

 

 

 現段階では、Bさんの方が楽に進んでいますよね。この後、指摘を改善していくわけですが、現地審査終了後に「指摘文書」というものが届きます。この「指摘文書」には、不備があった部分、どのように改善するか、改善箇所が何個あるか、が記載されています。

 

 

 もう、言いたいことは分かりますよね?

 

 審査前に残業してまでチェックするよりも、審査後に「指摘文書」に書いてあるように、どこをどのように直すかを教えてもらってから修正する方が簡単ですよね。確かに指摘数は多くなってしまいますが、どこをどのように直すのかが分かっていれば、それほど大きく手間が変わるものではありません。

 

 

Pマーク(プライバシーマーク)を早く、効率的に取得しようと考えているなら、こういったPマーク(プライバシーマーク)審査の仕組みを理解しておくと、楽して早く取得できます。


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