“作り置き”を例として「個人情報保護管理台帳」について解説していきます。
 

作り置きで考える「個人情報管理台帳」

JIQ15001:2017の要求事項

A3.3 計画
組織は,自らの事業の用に供している全ての個人情報を特定するための手順を確立し,かつ,維持しなければならない。

A3.3.1 個人情報の特定
組織は,個人情報の項目,利用目的,保管場所,保管方法,アクセス権を有する者,利用期限,保管期限などを記載した,個人情報を管理するための台帳を整備するとともに,当該台帳の内容を少なくとも年一回,適宜に確認し,最新の状態で維持されるようにしなければならない。

組織は,特定した個人情報については,個人データと同様に取り扱わなければならない。

簡単に言うと個人情報が記載している「個人情報管理台帳」を作成し、この「個人情報管理台帳」には以下を特定しなければいけませんよ!ということです。

1.個人情報の項目
2.利用目的
3.保管場所
4.保管方法
5.アクセス権を有する者
6.利用期限
7.保管期限

上記7項目は少なくとも明記しなければなりません。
具体的にはどんな項目になるのか考えてみます。

1.個人情報の項目
・氏名、住所、会社名、電
話番号・・・
2.利用目的
・従業員管理の為、キャンペーン募集の為、営業活動の為・・・
3.保管場所
・鍵付きキャビネット、社内サーバー、社外サーバー、クラウド・・・
4.保管方法
・鍵付きキャビネット→施錠
・サーバー→アクセス権限・・・
5.アクセス権を有する者
・総務部部長、管理部、総務部、人事部・・・
6.利用期限
・その個人情報を利用するのにいつまで行うのか決めること
7.保管期限
・その個人情報をいつまで保管するのか、捨てるための期限を決めること

特にPOINTとなるのが、6.利用期限の明確化になります。
今までは、7.保管期限と同様に明記していれば問題なかったですが、新規格では6.利用期限と7.保管期限を分けて記載し、明確にしなければならなくなりました。

利用期限と保管期限を決めることによって、会社の中で不要な個人情報を持たないという意図があることに繋がってきますね。

これを『作り置き』で置き換えてみるとどんな風になるか考えてみました!

プライバシーマークの疑問を解決!
プライバシーマークに関する疑問をお問い合わせください。些細な事でもご相談に乗ります!
らくらく1分お問い合わせフォーム

まずは作り置き計画から!「A3.3計画」

『作り置き』をやろうと思ってもまずは手本又は見本がないと取り掛かれませんよね。
作り置きをするために、例えば料理本を購入するでもいいですし、インターネットで検索して食べログを見てみるなど方法は色々あるかと思います。

何気なくみなさんもやっている料理(作り置き)は、「何を作るのか」又その作るものが何なのかによって手順や準備、仕込みや段取りまで違ってきますよね。

あとは1回で終わる作り置きもありますが、前日から付け置きして肉を柔らかくしたりすることもあるかとおもいます。
美味しい料理は定期的に作って維持(ストック)も、毎日の食卓をより豊かにするためには必要です!

作り置きの流れは以下のイメージになります。

計画『作り置きを実施する』
手順『紙に書き出した資料を元に作成を行う(料理本の工程通り行う)』
維持『毎週土曜日の午前は作り置きの時間を1時間だけ設ける』

A3.3.1 個人情報の特定

では作り置きを台帳に置き換えてみましょう!(A3.3.1 個人情報の特定)
ここでいう「個人情報管理台帳」が作り置きに例えるとどんな風になるのか少し考えてみました!

1.個人情報の項目
・一口サイズのかぼちゃ、みりん、バター、砂糖、電子レンジ
2.利用目的
・旦那に喜んでもらうため、料理や作り置きのスキルを高めるため
3.保管場所
・冷蔵庫、冷凍保管
4.保管方法
・ジップロック、ジッパー袋
5.アクセス権を有する者
・作り置きした本人、旦那、姉、母
6.利用期限
・3日程度、美味しく食べる期間(賞味期限)
7.保管期限
・せいぜい持っても5日、腐敗などの衛生上の危害が発生するおそれがないと認められる期限(消費期限)

というわけで『作り置き』で考える「個人情報管理台帳」って意外と整備できることができましたね!
『作り置き』するための工程を洗い出しすると、どんな材料が必要なのか、いつまで食べてもらうことによって美味しい夜ご飯が相手に届けられるかということが考えることが出来ました。

更にステップアップとして、「該当台帳の内容を少なくとも年に1回、適宜に確認し、最新の状態で維持されるようにしなければならない」とありますが、相手の好みに合わせて、作り置きの作り方や保管の仕方を定期的に見直しすると更においしい作り置きが生まれるってことですね。

まとめ

さて今回作り置きで考えてみましたが、いかがでしたでしょうか。

今回のブログを読んでみて、みなさんも作り置きしたくなりましたよね?
プライバシーマークも身近なものに例えてみると、更にわかりやすくまた考えやすくなるかもしれませんね。

プライバシーマークの疑問を解決!
プライバシーマークに関する疑問をお問い合わせください。些細な事でもご相談に乗ります!
らくらく1分お問い合わせフォーム
Pocket

  • Pマーク総研無料プレゼント02
  • Pマーク総研無料プレゼント03