プライバシーマークには自動車の免許更新のように更新時期が決められており、更新申請は有効期間の終了する8ヶ月前から4ヶ月前までの間に行わなければなりません。
プライバシーマークの更新時期=更新の締切りですのでこの日をめがけてではなく余裕を持って準備するようにしましょう。

本記事ではPマーク(プライバシーマーク)の更新時期の詳細とそれまでに何をしておかないといけないのか・必要な準備についてお話し致します。

※プライバシーマークの有効期限については下記記事をご参照ください。
>> プライバシーマークの有効期限 <<

いつまでが更新期限?いつから更新申請ができる?

更新をするに当たって、まずいつまでが更新期限でいつから更新の申請ができるのかを把握する必要がございます。

例えば、先日お伺いした総合系の人材派遣会社のお客様ですとPマーク(プライバシーマーク)の有効期限が2016年12月16日でした。
そうしますと、申請書類を審査機関に提出する期限は有効期限の4か月前となりますので2016年8月16日までには提出しないといけなければなりません。

さらに、今申し上げたのはあくまでも期限。
つまりは締切りですのでこの日をめがけて準備しているようでは余裕がないですよね。

自動車の免許更新のように、更新期間が設けられており更新申請は、有効期間の終了する8ヶ月前から4ヶ月前までの間に行わなければなりません。
つまりは2016年4月16日から2016年8月16日までに更新申請が出来ることがお分かり頂けると思います。

運用でやっておかないといけない7つ道具

そして大事なのが運用の状況です。
運用でやっておかないといけないことを、弊社では『7つ道具』と呼んでいます。

1.個人情報管理台帳の更新
台帳は年1回の見直しが求められます。
新しく扱うことになった個人情報はありませんか?もう扱っていない個人情報はありませんか?
それらを見直して台帳に反映しましょう!

2.リスク分析の更新
台帳と同じようにリスク分析も年1回の見直しが求められます。
リスク分析は台帳との紐付が必要になりますから、台帳で変化があった個人情報はリスク分析に確実に反映しましょう!

3.関連法令の更新
法令は現在、御社と関連している法令が改訂していないかを確認し、最新の状態にしましょう!
改訂されているかはHPで簡単に調べることができます!

4.委託先の評価・選定の見直し
1年ごとに委託先は評価をしなおしましょう!
御社の個人情報を扱うのですからきちんと運用できているかのチェックは必要です!

5.教育の実施
Pマークでは年1回以上の教育の実施を求められます。
テストの解答用紙やアンケートなど、教育を行った記録が求められますのでしっかり準備しましょう!

6.内部監査の実施
教育と同じように内部監査も年1回求められます。
本来なら2年間分必要になりますが、去年の分を実施していない場合、悩みますよね?
そんなときは正直に内部監査を行ってないことを不適合にしてしまいましょう!
そしてその後に是正処置を行ってくださいね!

7.代表者の見直し
内部監査を受けて代表者の方は今後の個人情報の運用についてチェックを行いましょう。
ここで1年間の反省を行い、来年度の方針を決定します。

上記の7つは全て記録として残さなくてはならないものばかりです。
なかなか手間がかかります。

運用でやっておかないといけないその他のこと

その他にも

・登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」あるいは「現在事項全部証明書」)等、申請事業者の実在を証する公的書類 (申請の日前3ヶ月以内に発行のもの。コピー不可)
・定款、その他これに準ずる規程類
・会社パンフレット(ある場合)

などなど更新を行うための申請書及び記録、マニュアルや安全管理規程などたくさんの書類がPマーク(プライバシーマーク)には必要となります。

最後に

上記でご紹介しましたが作業や必要なものは当然これだけではございません。
特に本業を進めながらPマーク(プライバシーマーク)を運用するのは物凄く大変なことだと思います。

仮に僕が今このブログを読んでいただいているあなたの通常の業務をこなしながら兼務でPマーク(プライバシーマーク)を運用出来る自信が全くありません。

ISO総合研究所では平均半年、最短で3,4ヶ月でPマーク(プライバシーマーク)が出来るようサポートさせて頂いております。
よくお手伝いさせてもらう前にお客様がよくおっしゃられているのが

・Pマーク(プライバシーマーク)を取得しているけど、運用がうまくいっていない。
・Pマーク(プライバシーマーク)を取得はできたけど今後どうしたらいいのかがわからない。

などなど。

自社だけでどうすればいいのかお考えでしたら1度、弊社のお話しを聞いていただきご検討いただければと思います。
ISO総合研究所では最短で3,4ヶ月、平均8か月でPマーク(プライバシーマーク)が出来るようサポートさせて頂きます。

もちろん、1からPマーク(プライバシーマーク)を所得するお手伝いもさせて頂いております。

このような面倒な作業や面倒な運用はすべて弊社が引き受けます。
Pマーク(プライバシーマーク)のことでお困りの事、相談がありましたらお気軽にISO総合研究所にご連絡ください。

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