2019年08月02日

Point.07:規格改訂その前に!不要な書類をスリム化しよう


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その規格改訂、ちょっと待った!

とにかく早く規格改訂をしなければ!と慌てているPマーク(プライバシーマーク)のご担当者様、ちょっとお待ちください!

まずは今回の規格改訂のタイミングを「プライバシーマーク運用のスリム化の機会」と捉えてみてはいかがでしょうか。

どういうことか?少し掘り下げてみましょう。

プライバシーマーク運用上のムダを洗い出し、無くす

規格改訂をするにあたって、まずは審査機関の見直しや、コンサルタントの選定、コスト、時間、文書、ルールのムダを無くすような整理(下準備)の時間がスムーズな移行のためには必要不可欠です。

このときに参考になるのが、整理、整頓、清掃、清潔、しつけの「5S活動」の観点です。

規格改訂とは、審査登録上の要件や見せ方が変わることを意味します。
つまり、5S活動における、「整頓」のタイミングに該当します。

具体的にはマニュアルの項目番号を置き換えていく等の作業になりますが、整頓を行う前に、必ず「整理」を行う必要があります。

整理とは「要るものと要らないものを分けて要らないものを分けて、要らないものを捨てること」を指します。
つまり、プライバシーマークを運用する上でムダと思えるものを無くすのです。

もし、個人情報の保護をする上で必要ではなく、要求事項にも記載のない、プライバシーマークの維持のための活動になっているようなムダを抱えたまま改訂活動をすると、そのムダはより大きなムダを作り出し、組織の負担はより高まってしまうでしょう。

ムダの見つけ方

このムダの見つけ方ですが、例えば「Point.06:本業を優先して進めよう」で触れた4つの要求事項に沿って考えてみてはいかがでしょうか。

要するに、

1.顧客からのセキュリティ要求
2.個人情報保護法及び関連する法令
3.企業として判断するセキュリティ事項
 の3つを基本とし、

4.規格が求めることは最低限で済ませる様にしていくと良いでしょう。

4.規格が求めることについては過去の審査で指摘された事項を曲解して付け加えているケースも多々見られます。多くの場合、こういった曲解した結果の活動は企業の運営にとって足かせとなっています。

まずは「今やっている活動でプライバシーマークを辞めたら必要ない活動」を考え、ピックアップしていくと良いでしょう。

まとめ

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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