Pマーク(プライバシーマーク)の規格改訂って何が変わるの?

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いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所 千葉です。

だんだん気温も上がり、春らしい様子が見られるようになってきましたね。
服装も軽装になり、色も明るいものが増え、気分も変わってきました。花粉症の人にはつらい季節ですが…頑張ってのりきりましょう!

さて、Pマーク(プライバシーマーク)は、2017年に新たな動きが始まりました。

今までPマーク(プライバシーマーク)の基準になっていた「JIS Q 15001:2006(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)」が、2017年12月20日に、「JIS Q 15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)」が改訂されました!
Pマーク(プライバシーマーク)業界では11年ぶりの規格改訂となっています。

そもそも規格改訂とは?

しかし、巷では騒がれていますが、そもそも規格改訂とは何のことだろうと考えたことはありませんか?

そもそも、Pマーク(プライバシーマーク)を運営するに当たり、皆様の社内に「ルール」が作られていますね。
「個人情報保護マニュアル」「個人情報保護規程」「○○手順書」等、各企業によってその前は異なり、様々なルールが存在していると思います。

このルールを作るにあたり、ベースとなる規準が存在しています。
これが、「個人情報保護マネジメントシステム」つまり、「JIS Q 15001」にあたります。

しかし、情報セキュリティ等時代の変化が激しい昨今、この基準は何年も同じものを使い続けて自社とのギャップが生まれないでしょうか?基準そのものの見直しは必要ないでしょうか?

そう考えていくと、時代に合せてルールを作るための基準も変更していく必要がありますよね。
それが、「規格改訂」になります。

Pマーク(プライバシーマーク)の審査を受けていく中でも、2年前に言われたことと違う指摘が出てきた!なんてこともありますよね。
最近ではマイナンバーに関するルールや仕組みが必要になったのもその1つですね。
時代と共に法律が変わるように、Pマーク(プライバシーマーク)の規格も変化することになりました。

では、今回のPマーク(プライバシーマーク)規格改訂、どのような変化が出てきたのでしょうか。3つに絞ってお伝えします。

変化①:規格の「共通化」

まず大きい変化の1つ目としては、規格の「共通化」が上げられます。

最近では、Pマーク(プライバシーマーク)の他にISO27001(ISMS)を同時に取得している企業が増えています。
今まで、Pマーク(プライバシーマーク)は日本独自の規格となっており、世界に通用する規格であるISOとは共通の基準を作るのが難しい状況でした。

今回の規格改訂によって、ISO同様10章立ての構造となりました。
このことで、マニュアル類を統合しやすくなりました。

規格そのものを見てみると、用語も「JIS Q 27000:2014」から引用されている箇所が多く、ISO27001(ISMS)と連動しやすい状況が作られていることがわかります。
2つの規格を持っている企業にとっては、今までうまくいかなかった、マニュアル類の統合が非常にやりやすくなっています。

変化②:「附属書」の存在

そして、次に大きな変化として挙げられるのが「附属書」の存在です。

そもそも附属書ってなんだ?って思いますよね。

実は、これが旧規格である「JIS Q 15001:2006(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)」を継承して策定されています。
もちろん、今の時代に合せた変更もされています。
ルール作りに大きく関わるのは附属書Aと附属書Cになります。

附属書Aは、今までPマーク(プライバシーマーク)で使ってきた規格要求事項を盛り込んでいます。
例えば個人情報の特定、緊急事態への準備、教育、内部監査など。見慣れた内容が記載されているのではないでしょうか。

しかし、2017年に行われた個人情報保護法の改正により、守るべきルールや使われる用語の変更が出ています。
例えば「要配慮個人情報」は、今回新たに決められた言葉です。以前の「機微な個人情報」と言えばわかりやすいでしょうか。

このように、Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂により、最新の法令を反映した要求事項が作られています。
今まで利用してきたマニュアル類から変更する箇所ももちろん出てくるでしょう。

変化③:旧規格「3.4.3.2 安全管理措置」が独立

最後に3つ目として、附属書Cが変わりました。
旧規格「3.4.3.2 安全管理措置」を独立させた要求事項ととらえてください。

以前よりも、セキュリティに関する要求事項が増えています。114項目の要求事項を照合する必要があります。
もはやISMS(ISO27001)と変わらないセキュリティに関する要求事項が出来ましたね。

114項目と聞くと、もう見るのも嫌になってしまいそうですが、もちろん似たようなルールが存在しています。
要求事項を読み込み、自社にあったルールを作れば記入する量も減るかもしれませんね。

まとめ

こうやって見ると、規格改訂に対応したマニュアルの策定だけでも情報を仕入れて進めていく必要がありそうです。

Pマーク(プライバシーマーク)規格改訂の対応期間は2018年8月1日~2020年7月31日です。
対応するための準備期間は2年間ですね。審査機関の審査基準の公表も1月中旬に行われる予定です。

当社では、規格改訂に関する無料コンサルも行っています。何か気になることがありましたら、是非お気軽にお問合せください。

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Pマーク新規格の抑えるべき3つのポイント!!

いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
ISO総合研究所コンサルタントの田口と申します。

今回のテーマは、「Pマーク新規格の抑えるべき3つのポイント!!」というテーマで書かせていただきます!

え!?Pマークの新規格ってどういうこと?と、思っているあなた!
実は、12月に規格改訂がされた JISQ15001:2017 が出ていたのです。
そんなPマーク規格改訂のポイントを3つ教えちゃいます。

ポイント1. どんな要求事項になってるの?
ポイント2. 今回からでてきた付属書とは?
ポイント3. 審査で気を付けることは?

ポイント1.どんな要求事項になってるの?

ISO27001またはISMSというものをご存知でしょうか?ご存知だと話が早いです。規格要求事項はISO27001と似たような形になったのです。
大枠で分けると、3つになります。

①大元の規格要求事項(個人情報の要求事項ではない)
ISO27001をないしはその他のISOの規格要求事項となりました。大項番の1~10で割り振られ、順番に言うと適用範囲、引用規格、用語及び定義、組織の状況、リーダーシップ、計画、支援、運用、パフォーマンス評価、改善となります。
詳細を書くと長くなるので、ここでは概要だけにしておきます。

②付属書Aと呼ばれるもので、今までの個人情報規格要求事項
これは今までのものと同じです。ポイント2のところで書かせていただきますね。

③付属書Cと呼ばれるもので、ISO27001の適用宣言書(付属書A)となり、安全管理に関する要求事項。
ISOの適用宣言書そのままで、詳細はポイント2で書かせていただきます。

この3つになります。
付属書BとDってあるの?と思われた方がいると思います。存在はしますが、これは付属書AとCの解説みたいなものとなるので、あまり関係ありません。
大枠としての規格要求事項はこのような形となりました。

ポイント2.今回からでてきた付属書とは?

大元の規格要求事項とは別の要求事項となります。
要は下位文書ですね。先ほども少し触れましたが、付属書にはA~Dがあります。基本的に自分たち、審査時に使用するものは付属書のAとCになります。
その二つ解説を簡単にします。

まずは付属書Aについて説明します。

基本は今までの個人情報の規格要求事項とほぼ内容は同じです。例えば3.3.1個人情報保護方針⇒A3.3.1個人情報保護方針という感じです。
ただいくつか変わっているところもあります。
例えば、直接書面という呼び名がなくなっている。第三者提供が3つに詳細が別れている。匿名加工情報(個人が特定されないデータのこと。アンケート集計結果等)が入った。などです。
ちなみに、個人情報保護法の改正に合わせて機微な情報が要配慮個人情報という名称に変わっています。個人情報保護法の改正で変わった名称は、そのまま変わっています。

次に付属書Cについて説明します。

これはISO27001の適用宣言書(付属書A)と同じです。少し抜粋してみます。

(1)C6.2.2テレワーキング
テレワーキングの場所でアクセス,処理及び保存される個人情報を保護するために,方針及びその方針を支援するセキュリティ対策を実施することが望ましい。
噛み砕くと、自分たちが決めたセキュリティエリア外での作業をおこなっているかどうか。これの管理策を決めてくださいということです。

(2)C.8.2.2情報のラベル付け
個人情報のラベル付けに関する適切な一連の手順は,組織が採用した個人情報分類体系に従って策定し,実施することが望ましい。
噛み砕くと、情報の分類(例えば、極秘・社外秘・公開)を決めたら、それに従った管理方法、触れる人を限定するなどの対策をしましょうということです。
ちなみに、赤いシール・青いシールなどをロッカーにも貼らなければいけないんじゃないかと、よく間違われますが、必ずしもそんなことはないので安心してください。

(3)C.18.1.5暗号化機能に対する規制
暗号化機能は,関連する全ての協定,法令及び規制を遵守して用いることが望ましい。
噛み砕くと、暗号化されたもの(ノートPC、USBでパスワード管理されたものを含む)を海外に持ち込んだり、輸出入する場合は、現地の法令等を守りましょう。ということです。
他の詳細も知りたいと思いますが、これも量が多いのでまた別の機会にします。

このように付属書というものが出来たので規格要求事項自体は増えたというべきでしょう。
やることは今までとはあまり変わらないですが、ルール策定を行わなければいけないので少々負担になってくるのかなと思います。

ポイント3.審査で気を付けることは?

皆さんが不安になっておられるのは、『どんなことをみられるのかな?審査で通るのかな? 』といったことだと思います。
現地審査での話をまとめてみます。

現地審査で見られるところは、大きく分けて2つで大元の要求事項と付属書Aです。
文書審査では、付属書Cも見られるのでルール策定はしっかりと行わないと不適合で返ってきます。

現地で見られるのは今まで変わりません。書類として、方針・マニュアル類、個人情報の台帳、リスク分析、特定された法令、委託先、教育、内部監査、代表者による見直しです。
その他には、同意書や誓約書、委託先の個人情報に関する契約書類などです。

新しい規格での審査開始は、今のところは6月頃からのようですが、まだ詳細は決定していないようです。
2018年1月中には発表されるとのことなので、当社からもお知らせしていきます。

仮に審査が6月から始まったとしても、審査員がまだ100%理解できている状態ではないと思います。
Pマークの審査だけをやっていて、ISOの審査経験がない審査員がほとんどです。
審査の方向性が決まっていなく、審査がしづらい状態であるため、良い審査を行うにはまだ時間がかかると思います。

最後に

いかがでしょうか?少しはイメージできましたか?

それでも他のものも良くわからないんだけど…というあなたは、ISO総研の運用代行サービスでまるっと解決!!!(笑)
半分冗談ですけれども、本当にわからない場合にはあなたの力になりますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

それでは、またご愛読いただければ幸いです。

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個人情報保護法改正 マスターしておくべきPマークガイドライン

いつもご愛読いただきありがとうございます。
ISO総合研究所の小嶋です。

今回は、「個人情報保護法改正マスターしておくべきPマークガイドライン」についてお話させていただきます。

2017年9月に「個人情報の保護に関する法律」が改正されました。
その改正についてマスターしておくべきポイントをお伝えさせていただきます!

個人情報の定義

プライバシーマーク審査の基準でもある日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」も、現在は見直し検討が進められております。
今回の改正により個人情報の概念が大きく変わりました。

まずは、個人情報とは「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などにより特定の個人を識別することができるもの(他の情報と用紙に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)」と定義されていました。この定義についてはプライバシーマーク取得事業者であれば聞いたことがあるかもしれません。

しかしながら、今回の改正により、

(1)個人識別符号
(2)要配慮個人情報
(3)匿名加工情報
(4)5,000人要件の撤廃

の4つが付け加えられました。

(1)個人識別符号

まず1つ目の個人識別符号についてです。

個人識別符号というのは、「指紋・掌紋データや容貌データ、DNAの塩基配列など「特定の個人の身体の一部の特徴」を変換した符号によって本人認証ができるようにしたもの」または「旅券番号や免許証番号、住民票コードなど個人に割り当てられる符号」となります。

個人識別符号というのは単体でも個人を特定できる個人情報として取扱うことになります。
例えば指紋又は掌紋、運転免許証の番号、国民健康保険が該当します。

このように、もしプライバシーマーク事業者が個人識別符号の取得、利用されている場合、個人情報の特定、リスク分析、運用が必要となりますのでお気を付けください。

(2)要配慮個人情報

次に、要配慮個人情報について説明させていただきます。

本人に対して人種、信条、病歴、犯罪の経歴などを含む個人情報については「要配慮個人情報」とされます。

したがって、一般的な個人情報よりも大切に取扱うべきであると定義されています。
例えば事業者の従業員が健康診断を受けた場合の健康診断の結果が要配慮個人情報に該当します。

要配慮個人情報については、本人の同意がある場合や法令により制限がされている以外は取得が禁止されますのでお気を付けください。

(3)匿名加工情報

3つ目は、匿名加工情報についてです。

改正個人情報保護法では、もともと個人情報であるデータを誰の情報か分からないように加工するとともに、個人情報として復元できないようにした「匿名加工情報」というものが新しく追加されました。

匿名加工情報というのは個人情報には該当しないため、本人の同意なしで第三者提供が可能となります。また、企業はこうした匿名加工情報を基に、ビッグデータの利活用に向けた取り組みを促進することが可能となります。
例えば皆様が良く使用しているポイントカードの購入履歴や交通機関で使用するICカードの乗車履歴名護が該当します。

匿名加工情報の取扱いにあたっては、元の個人情報を加工して匿名加工情報を作成する立場と、それらの情報を受け取り利活用する立場のそれぞれの事業者に対し、規制事項が定められています。

(4)5,000人要件の撤廃

4つ目に、5000人要件の撤廃について説明いたします。

個人情報保護法では、5,000人を超える個人情報を保有する事業者が適用対象でした。

しかしながら、改正個人情報保護法では、同条項が削除されたため、保有している個人情報が5,000人以下の小規模事業者であっても、適用の対象になります。
そもそも人数の要件は無いため、特別な運用は必要ありません。

例えば、派遣業で登録している人員、システム業界で労務登録している人員などはこの条件に該当するので個人情報を保有する事業者に該当します。

まとめ

今回個人情報保護法の改正について簡単にご説明させていただきました。

皆様の事業所の中で再度個人情報とは何かという定義の見直し及び教育を実施してはいかがでしょうか?
その中で、マニュアルや規定類が大きく変更されたり、個人情報の一覧表及びリスク分析の変更が伴ってくる可能性が大きくなってきます。

また、2019年度には個人情報のガイドラインが改定されるのではないかという事が言われている中で、現在の個人情報というのをしっかり洗い出してもらってから、次につながるようにしていただいた方が新規格での取り組みも実施できてくるかと思います。
 
簡単ではありますが、個人情報保護法改正についてとプライバシーマークについての関連を説明させていただきました。
最後までお読みいただきありがとうございました。

Pマーク(プライバシーマーク)|JISQ15001:2017の改正、どうすればいいの?

ISO総合研究所の崎山です。

みなさん、ご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、2017年12月20日に一般財団法人日本規格協会よりPマーク(プライバシーマーク)の要求事項である【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】が発売が開始されました。

ただ、気になっているご担当者様も【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】について、何がどうなっていて、今後どうすればいいのかわからない。そういったご担当者様も少なからずいると思います。
そこで今回も、【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】について一緒に見ていきたいと思います。

まずは【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】の改訂によって、何がかわったのかを一緒に見ていきましょう。

改正点

主な改正点は次のとおりである。

3.1 規格票の構成の変更
今回の改正では,マネジメントシステムに関する要求事項を記載した本文と,管理策を記載した附属書
A(規定)とに分離した。さらに,附属書A の理解を助けるための参考情報を記載した附属書B(参考)及び附属書C(参考),並びにこの規格と旧規格との対応を示した附属書D の構成に変更した。

3.2 個人情報保護法の改正に伴い追加された要求事項
個人情報保護法の改正に伴い追加又は変更された要求事項は,次のとおりである。
a) “特定の機微な個人情報”を,“要配慮個人情報”に変更した。
b) 旧規格では“個人情報”としていた要求事項の一部を,個人情報保護法の規定に合わせて“個人データ”に変更した。
c) “開示対象個人情報”を“保有個人データ”に変更した。
d) 外国にある第三者への提供の制限を追加した。
e) 第三者提供に係る記録の作成などを追加した。
f) 第三者提供を受ける際の確認などを追加した。
g) 匿名加工情報を追加した。

【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】より引用

これをみると「変更点」と「追加事項」があるのがわかります。

変更点

まず「変更点」としては、旧規格では、規格の構成として、要求事項が書かれている本文のみでした。

ただ、今回は大きく3つ「要求事項を記載した本文」「管理策を記載した付属書A(規定)」「この規格と旧規格との対応を示した付属書D」とに分離しているようです。

その他、付属書Aの参考情報として「付属書B(参考)」「付属書C(参考)」があります。

追加事項

次に7点の「追加事項」があります。

①『“特定の機微な個人情報”を,“要配慮個人情報”に変更した。』

例えば、今まで「健康診断書」が“特定の機微な個人情報”にあたるものだったのですが、“特定の機微な個人情報”の取扱いには同意書を取る必要がありました。
おそらくそういった同意書の文言を“要配慮個人情報”に変更する必要があるかもしれません。

②『旧規格では“個人情報”としていた要求事項の一部を,個人情報保護法の規定に合わせて“個人データ”に変更した。』

こちらは例えば、今まで旧規格では「3.4.2.8提供に関する措置」となっていた項番が「A 3.4.2.8 個人データの提供に関する措置」と個人データという文言が一部追記されているようです。

③『“開示対象個人情報”を“保有個人データ”に変更した。』

例えば、こちらも旧規格では、

「3.4.4.3 開示対象個人情報に関する事項の周知など」
「3.4.4.4 開示対象個人情報の利用目的の通知」
「3.4.4.5 開示対象個人情報の開示」
「3.4.4.6 開示対象個人情報の訂正、追加または削除」
「3.4.4.7 開示対象個人情報の利用又は提供の拒否権」

となっていたものが、以下のように“保有個人データ”という文言が変更になっております。

「A.3.4.4.3 保有個人データに関する事項の周知など」
「A.3.4.4.4 保有個人データの利用目的の通知」
「A.3.4.4.5 保有個人データの開示」
「A.3.4.4.6 保有個人データの訂正,追加又は削除」
「A.3.4.4.7 保有個人データの利用又は提供の拒否権」

④『外国にある第三者への提供の制限を追加した。』

上記について、旧規格にはなかったものですが、新規格にて管理策として追加されております。
追加項番として以下になります。

「A.3.4.2.8.1 外国にある第三者への提供の制限」
組織は,法令等の定めに基づき,外国にある第三者に個人データを提供する場合には,あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。ただし,A.3.4.2.3 のa)~d) のいずれかに該当する場合及びその他法令等によって除外事項が適用される場合には,本人の同意を得ることを要しない。

上記を見る限りでは例えば、派遣会社が外国にある派遣先の会社に派遣社員名簿等を提供する場合は、あらかじめ派遣社員より、同意書をもらったりしなければいけないようです。

④『第三者提供に係る記録の作成などを追加した。』

こちらは例えば、4点目でお話しました派遣会社が外国にある派遣先の会社に派遣社員名簿を提供した際に、提供したことを記録に残して保管しておくことが必要になったようです。

⑥『第三者提供を受ける際の確認などを追加した。』

こちらも4点目でお話した例をあげると、外国にある派遣先の会社が派遣会社から派遣社員名簿を提供してもらう際、派遣会社は派遣先の会社が派遣社員名簿を提供してもらったことを確認するための記録を作成し、保管しておかなければいけないようです。

⑦『匿名加工情報を追加した。』

こちらは下記項番が今回の新規格で追加されています。

「A.3.4.2.9 匿名加工情報*」
組織は,匿名加工情報の取扱いを行うか否かの方針を定めなければならない。
組織は,匿名加工情報を取り扱う場合には,本人の権利利益に配慮し,かつ,法令等の定めるところによって適切な取扱いを行う手順を確立し,かつ,維持しなければならない。

上記については例えば、通販等に関わる企業で個人情報に氏名、電話番号などにマスキングを施した情報を取り扱っている情報が匿名加工情報に当たると考えられます。

以上、簡単にではございましたが概要に変更点、追加点についてご案内いたしました。

最後に

これを読まれて、「正直、規格改訂するの大変だし、任せたい!!」とか「とりあえずすぐに相談に乗ってほしい!!」というPマークを運用中、あるいはこれから取得を検討中の企業様は一度当社ISO総合研究所にお問い合わせください!

皆様のご連絡を心よりお待ちしております!

マイナンバーについて説明できますか?~個人情報保護法改正とPマーク~

いつもブログを見て頂きありがとうございます。
ISO総合研究所、大阪コンサルティング部の清水です。

この度のブログのテーマは、「マイナンバーについて説明できますか?~個人情報保護法改正とPマーク~」です。

マイナンバーって?

まず皆さんは、マイナンバーについて説明できますか?
ネット検索をせずに説明できる人はなかなか少ないのではないでしょうか?

では、まずマイナンバーとは何かからご説明していきます。

マイナンバーとは、日本に住民票を持っているすべての人(外国人の方たちも含まれます)が持つ12桁の数字番号のことです。
原則として、死ぬまで同じ番号を使用し、マイナンバーが漏えいしてしまい悪用される可能性があると認められる場合を除いて、基本的には変更することができないことになっているようです。

マイナンバーの使い道

ではそのマイナンバーは、何に使うのでしょうか?
マイナンバーの使い道について説明します。大きく分けると3つの場面で活躍が期待されているようです。

1つ目は社会保障
例えば、社会保険や公的扶助・社会福祉事業で活躍が期待されています。

2つ目は税金
例えば、納税者に対して利便性が向上します。

3つ目は災害対策です。
例えば、被災者生活の再建支援金の支給等に利用されます。

共通して言えるメリットは、多くの公共機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用できることです。

今までは、それぞれの機関内で、住民票や健康保険被保険者番号等を各番号で個人の情報を管理していました。その為、氏名、住所などで個人の特定に時間と労力を費やし、機関間でのやりとりにもかなりの項数を要していたようです。

そこで各機関で共通に利用できるような番号を導入することで、一個人の特定を確実にかつスムーズに行える。そこで導入されたのがマイナンバーというわけです。
実際に、行政機関の効率化が実現し、かなり多くの項数が削減されたようです。

マイナンバーの相談窓口

マイナンバーについてのご説明は以上にしようかと思うのですが、やはりこれで悩みを完全に解決できない人もいるかと思います。

お忘れの人もおられるかもしれませんが、私はあくまでも中小企業様にプライバシーマークの取得をサポートするコンサルタントです。
個人情報保護の観点からもマイナンバーについてもちろん見ています。

そこで、マイナンバーを取り扱う上での苦情の申し出先というものがありますので、紹介させて頂きます。
その名も「マイナンバー苦情斡旋相談窓口」です!
基本的には、マイナンバーの取扱いに関する苦情をお持ちの方なら、どなたでもご利用いただけます。

よくある相談例としては、

①事業者に苦情を伝えたが、対応してもらえない。
②事業者の苦情に対して物言いである、もしくはどうしたらよいか分からない。
③事業者にてマイナンバーが漏えいさせており、自分の情報が流出している可能性がある。

といった3つに分かれます。もう少しでも不安になるようでしたら、「マイナンバー苦情斡旋相談窓口」を上手に活用してください。

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マイナンバー苦情斡旋相談窓口
電話番号 03-6457-9585
受付時間 9:30~17:30 (土日祝日及び年末年始を除く)

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マイナンバーとプライバシーマーク審査

そんなマイナンバーですが、プライバシーマークの審査ではどのような観点で扱われているのでしょうか?
弊社は1853社のお客様をお手伝いしており近年の審査傾向やよくあがる指摘事項等がわかります。

この1年間で一番多かったマイナンバーに関する指摘はズバリ【個人情報の特定漏れ】です。
マイナンバーを会社で収集する際に一緒に取得する本人確認の書類やマイナンバーをデータ管理する際のファイル、またはシステムの特定漏れが多かったように思えます。

次に個人情報の特定漏れに付随して、【リスクの認識、分析及び対策が不十分】という指摘です。
リスク分析とは、

1.取得・入力
2.移送・送信
3.利用・加工
4.委託・提供
5.保管・バックアップ
6.廃棄

の各フローによって取扱う個人情報にどんなリスクがあるかを把握し、対策することです。

最近の事例では、“特定個人情報における廃棄時のリスク分析が不十分である”という指摘事項がありました。
誤廃棄などのリスクに対してマイナンバーの廃棄の際には廃棄の記録を取っておきましょうという指摘がありました。

最後に

私たちは、あくまでもプライバシーマークの取得のお手伝いをする専門コンサルタントです。
マイナンバーに特化した情報を提供する事は難しいですが、一個人情報としての取り扱い方や、保管方法など企業がプライバシーマークを取得する上で必要な措置をお教えすることは可能です。

個人情報保護法の改正が2017年5月に施行されています。マイナンバーに関する内容ももちろん盛り込まれた変更内容です。
企業内だけで悩まず、ぜひ私たちのようなプライバシーマークの専門家にご相談ください。

何をするときでも我流より専門家に聞いた方が、合理的かつ有効的だと私は考えております。
ぜひ、個人情報の取り扱い方やマイナンバーについて、個人情報保護法の改正やプライバシーマークの運用についてお悩みをお持ちの人は弊社、ISO総合研究所までお気軽にご相談くださいませ。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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Pマークを持っている企業が知りたい個人情報保護法改正

はじめまして、こんにちは!
ISO総合研究所の森本と申します。

今回は、「Pマークを持っている企業が知りたい個人情報保護法改正」というテーマについてお話していきたいと思います。

個人情報保護法が改正されました。

まず初めに、個人情報の保護に関する法律(以下個人情報保護法)が改正されたのはご存知でしょうか?

個人情報保護法は、2005年に制定され今年2017年5月30日に法改正されました。
改正された内容の中でも、今回は特にPマークを「取得されている企業の方が知っておきたい内容」について触れていきます。

個人情報保護法の改正内容で企業の方が知っておきたい改正内容は4点あります。

①個人情報の適用範囲が変わったこと
②個人識別符号について
③要配慮個人情報について
④匿名加工情報について

一つずつ解説していきますのでお付き合いください。

①個人情報の適用範囲が変わったこと

最初に、今まで個人情報保護法が適用されていたのは、個人情報を5,000件以上保有している企業のみだったのが、保護法改正により適用範囲が広がりました。

具体的にどうなったかというと、保護法改正により5000件以上の個人情報を保有していなくても個人情報保護法が適用されるようになりました。
ですので、これまで個人情報保護法の適用対象ではなかった小規模事業者も、個人情報保護法の規制を把握し、対応する必要があります。

個人情報を業務で1件でも取り扱っていれば小規模事業の方も改正法を守ってくださいね!ということです。

②個人識別符号について

次に個人情報保護法が改正されたことにより覚えておきたいことは、なんといっても個人情報の定義が明確にされたことです。
今までの個人情報と言われるものとは定義が少し変更になり、改正個人情報保護法では、「個人識別符号」という概念が新設されました。

個人識別符号とは、指紋・掌紋データや容貌データ等の特定の個人の身体の一部の特徴を変換した符号によって本人認証ができるようにしたものまたは旅券番号や免許証番号、住民票コードなどといった個人に割り当てられる符号のことを言います。
例えば銀行のセキュリティロックで指紋や静脈、虹彩を使用している場合、その指紋や静脈、虹彩の情報が個人識別符号に当たります。

例としては、スマートフォンやPCのロック解除に指紋認証を利用している企業が増えてきていますが、そういった情報も個人識別符号に当たるため、企業で利用目的を明確にして管理していくことが今後Pマークを運用していくに当たって求められていくことになるでしょう。

上記の情報は、個人情報保護法が改正される前は単独では個人情報とは扱われず、「特定の個人を識別できる情報」と結びついて初めて個人情報と扱われていました。
従来から、個人識別符号に該当する情報と、その他の個人情報を結び付けて取り扱っている場合には、特に新たに対応する必要はありません。

一方、個人識別符号に該当する情報と、その他の個人情報を結び付けず、別に管理しているなどの場合には、対応する必要があります。そのような個人識別符号も個人情報に該当するため、個人識別符号にかかる取扱いの方法を見直すなどの措置をしなければなりません。

③要配慮個人情報について

そして3つ目の要配慮個人情報についてですが、要配慮個人情報という概念が今回の改正で新設されました。

要配慮個人情報とは差別や偏見が生じてしまうような個人情報のことで、例としては、本人の人種(例:肌の色や民族)、信条、社会的身分、病歴(例:特殊な病歴)、犯罪の経歴(例:前科等の情報)、犯罪により害を被った事実、その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報のことです。

これらの個人情報は特に気を付けて取り扱わなければいけないので、機微情報と言われることが多いです。
機微情報とは簡単に言うと健康診断の結果や、身体の障害等の差別に繋がったりする可能性のある情報のことです。

ちなみに、要配慮個人情報に該当するが、機微情報に該当しないものとしては、犯罪により害を被った事実等です。
機微情報に該当して要配慮個人情報に該当しないものとしては、労働組合への加盟や本籍地の情報などです。

個人情報保護法改正の内容で、要配慮個人情報は本人の同意がある場合や、法令に基づく場合などを除いて取得が禁止されているとありますが、プライバシーマークの要求事項でも事業者が機微な個人情報を取り扱う場合については特段の配慮が求められる。

したがってこれらの個人情報の取得、利用及び提供は原則として禁止し、例外的に認めるものとする。とあります。
ですので、要配慮個人情報については今まで通りプライバシーマークの要求事項さえ守っていれば何も変更点はないと思っていただいて結構です。

要配慮個人情報にあたり、多くの企業が取得している個人情報と言えば健康診断ですが、健康診断は今までと同じように、本人の同意をとって情報取得しているのであれば、特に運用を変える必要はありません。

④匿名加工情報について

そして最後の4つ目に匿名加工情報のご紹介をいたします。

匿名加工情報とは、個人情報を特定の個人情報を識別できないように加工して得られる個人に関する情報であり、当該個人情報を復元して特定の個人を再識別できないようにした個人情報のことを言います。
例としては、PiTaPaなどのICカードの履歴、ポイントカードの購買履歴などがあります。

匿名加工情報に関しては、個人情報に該当しないので、本人の同意なしで第3者に提供などができます。

例えば、今後、PiTaPaなどのICカードの履歴を提供する場合は、匿名加工情報の加工方法を守ることにより、本人の同意なく個人情報の利用目的として定めた目的以外で利用することや、本人の同意なく第三者に提供することなどが可能になりますので、業務の幅が大きく広がるかも知れません。

また、匿名加工情報についてはJIPDECが事例集を公表しておりますので、そちらも是非合わせて読んでみてください!

匿名加工情報については提供する際に本人の同意は不要です。ただし、適正な加工を行わないといけないなどの条件はありますので、気を付けましょう。

以下に匿名加工情報について詳しく記載してありますので参考にしてみてください。
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/downloadfiles/tokumeikakou.pdf

また、以下に個人情報保護法の改正について詳しく書いてありますので、興味のある方は是非是非ご確認くださいませ!
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/290530_personal_law.pdf

最後に

今回の個人情報保護法の改正は2015年以来と久しぶりの改正なので、困惑していらっしゃる方が多いと思われます。

しかし、個人情報を適切に取り扱っている企業はそれだけで信用されますので、今回の個人情報保護法改正によって個人情報を取り扱う意識を少しでも上げていただければなと思います。

以上、長々と話しましたが、お付き合いいただきまして、本当にありがとうございました!!!

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Pマーク(プライバシーマーク)|JISQ15001:2017の改正の目的とは?

こんにちは!ISO総合研究所の崎山です。
いつもご愛読いただきありがとうございます。

2017年12月20日に一般財団法人日本規格協会より、Pマーク(プライバシーマーク)の要求事項である【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】が発売されました!

今回、お話するのは今Pマーク(プライバシーマーク)をすでに運用している企業様の中には、気になっているご担当者様もいるであろう【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】について少し触れたいと思います。

わたしもさっそく【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】を購入し、読んでみました!!
すると目に留まったのが、要求事項が書かれた後の≪解説≫ページでした。

そこには

1 今回の改正までの経緯
2 今回の改正の趣旨

の記載がありました。
まだ購入されていない方も多いと思いますので、その部分を一部抜粋し、ご案内いたします。

引用:1 今回の改正までの経緯

この規格は,JIS Q 15001:1999(個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムの要求事項)として平成11年に初版が制定された。

その後,情報技術の発展に伴い,個人情報の保護の必要性が一層高まるとともに,“個人情報の保護に関する法律”(平成15年5月30日法律第57号。以下,個人情報保護法という。)が平成15年に制定され,平成17年4月からの全面施行を迎え,規格を取り巻く環境は大きく変化した。

このような状況の変化を踏まえ,平成18年に,個人情報保護法に基づく個人情報保護ルール及びマネジメントシステムを併せもった規格に改正し,JIS Q 15001:2006(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)(以下,旧規格という。)とした。

さらに,平成23年には,この規格の要求事項の解釈に関し,個人情報保護法の施行後の取組みとの関係においてより明確化が求められてきた部分について,要求事項本体の改正ではなく,高度で精緻な取組みに求められる記載内容を修正し充実化を図る改正を経て今回の改正に至った。

今回,経済産業省は,JIS Q 15001 改正原案作成委員会を組織し,JIS 原案を作成した。

【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】より引用

解説:1 今回の改正までの経緯

ここで記載されている中で注目するべき点としては、

「個人情報保護法の施行後の取組みとの関係においてより明確化が求められてきた部分について,要求事項本体の改正ではなく,高度で精緻な取組みに求められる記載内容を修正し充実化を図る改正を経て今回の改正に至った。」

上記の部分が今回の改正に至った経緯ではないでしょうか。

要は、改正個人情報保護法に伴って、JISQ15001:2017も変化してきているということかと考えられます。

さらにその部分に触れているのが、下記の抜粋部分になるかと思われます。

引用:2 今回の改正の趣旨

今回の改正は,この規格のマネジメントシステム規格としての位置づけを明確化するとともに,平成29年5月30日に全面施行された改正個人情報保護法に対応する管理策を追加した。

また,旧規格で充実させた解説の内容の中で規格に取り入れる方が適切である内容を精査し,附属書(参考)とした。 なお,改正に当たっては,この規格が民間部門の個人情報保護の促進及び消費者保護に重要な役割を果たしていることから,要求事項の基本的な考え方を変更せず,旧規格に基づいて構築された個人情報保護マネジメントシステムがこの規格の改正によって不適合を生じないことに配慮した。

【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】より引用

解説:2 今回の改正の趣旨

今回のJISQ15001:2017改正の趣旨が明確に記載されています。

基本的な考え方は変更せずと書いている通り、やはり改正個人情報保護法に対応するべくJISQ15001:2017の内容も一部修正されていると考えていいでしょう。

最後に

今回は【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】が2017年12月20日に発売されたということで、まずは改正された内容ではなく、要求事項が改正された意図に注目して書いてまいりました。

まだ要求事項が発売されたのみで、【JISQ15001:2017(個人情報保護マネジメントシステム-要求事項)】のガイドラインは出ておりません。
次回以降では主な改正点等の内容にも触れていこうと考えておりますので、気になる方は次回以降もご期待くださいませ。

「来年2018年にPマークの審査が控えてるんだけどどうすればいいの?」
「いつまでに規格改訂したらいいの?」
「今からPマークを取得するけど、旧規格、新規格どっちなの?」
「すぐに相談に乗ってほしい!!!!!!!!」

というPマークを運用中、あるいはこれから取得を検討中の企業様は<一度当社ISO総合研究所にお問い合わせください!!!! 皆様のご連絡を心よりお待ちしております!!!

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『個人情報保護法改正によって、○○〇〇〇〇するときは届出が必要になる!?』

こんにちは!!ISO総合研究所の箸方です。
いつも当社のブログをご覧いただき、ありがとうございます。

最近、地元の駅が再開発で映画館や大手家電量販店など商業施設がたくさん作られ大進化しております。
ますます街が活気づきそうで嬉しいですね。楽しみです。

「改正個人情報保護法」全面施行

さて、「個人情報保護法」も2017年5月30日より「改正個人情報保護法」が全面施行され進化しましたね!

「改正個人情報保護法」は2015年9月3日に可決・成立され、同年9月9日に公布されましたが、実は、施行はまだされていませんでした。それが、2016年12月に、全面施行日(2017年5月30日)が発表され、先日、遂に施行されました。

どんなところが変わったのか?やらないといけないことはないのか?
不安に思う方、沢山いらっしゃると思います。

個人情報保護法の改正に当たり、内容が変更された点はいくつかありますが、その中でも本日は、「個人情報保護法改正のオプトアウトの届け出」について、大きく変わった部分のみご説明させていただきます。

オプトイン、オプトアウトって?

まず、オプトイン、オプトアウトという言葉ご存知でしょうか?

「オプトイン」とは本人から事前に同意を得ることで第三者に個人情報を提供することを言います。
例えば、給与支払いの為の口座番号が含まれている「給与振込口座指定書」多くの企業で似たものを使っていると思います。支払いのために銀行に提供することがありますよね?

エンジニアを派遣するような会社では「スキルシート」が含まれると思います。

また、「オプトアウト」とは、個人情報を第三者提供することを通知し本人が認識し容易に知りうる状態のことを言います。
つまり、本人の同意を得ずに情報を提供するが、本人にはそのことを伝えればOKということです。

例えば、迷惑メールやDMがそれにあたります。
メールが勝手に送られてきて、配信停止にするなら自分で申請する必要があるタイプのものです。

改正前と改正後の扱い

「オプトイン」については、個人情報保護法の改正前と改正後で扱いに変化はございません。
ただし、「オプトアウト」については変化がありました。

改正前の「オプトアウト」では、以下の必要項目4点をあらかじめ本人に通知、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは個人情報を第三者に提供できるとされていました。

・第三者に提供する目的
・提供する個人情報の項目
・提供の手段又は方法
・本人の求めに応じて第三者提供の停止をする旨

それに対し、改正後の「オプトアウト」は手続きが厳格化されました。

ここからが本題です。

「オプトアウト」する際、オプトアウトに関する事項を個人情報保護委員会にあらかじめ届けなければならない。また、要配慮個人情報を含む個人データについてはオプトアウトの方法による第三者提供は認めない。
というようにルールが変わりました。

つまり、「オプトアウト」する際(個人情報を第三者提供する際)には個人情報保護委員会へ届け出ることが必要となりました。
※この届出書は個人情報保護委員会のHPより入手できます。

個人情報保護委員会とは?

さて、聞きなれない言葉が出てきたと思います。
「個人情報保護委員会」について少しだけお話しします。

「個人情報保護委員会」とは個人情報(マイナンバー(個人番号)を含む。)の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために設置された独立性の高い機関です。
※1:HPより引用

複数業務がありますが、詳しくは「個人情報保護委員会」のHP(https://www.ppc.go.jp/aboutus/commission/)をご覧ください。

オプトアウトの届け出が必要なもの

本題に戻ります。

ここまで読んでいただいている方は、自社でオプトアウトの届け出が必要なものがあるか気になりますよね。
最後にご説明します。

個人情報保護法は法律であるため、日本にある企業は守る義務があります。これにはプライバシーマークの有無は関係ありません。

しかし、プライバシーマークを取得されている企業でオプトアウトの方式を取られている企業様はほとんどいらっしゃらないと思います。
「オプトイン方式」で、事前に同意を得てその個人情報を取り扱っているはずです。

それでは、ここで質問です。

プライバシーマーク取得企業が名簿業者からリストを購入して本人にアクセスして良いと思いますか?ダメだと思いますか?

正解は「ダメ」なんです!!!

JIS Q 15001:2006の「3.4.2.2 適正な取得」において事業者は、適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得しなければならない。と、あります。

本人の同意が取れているかどうかわからない名簿業者のリストを使うことはプライバシーマークのルールに違反します。

この改正には、実はある事件が大きくかかわっています。覚えている方も多いと思いますが2015年6月、株式会社ベネッセコーポレーションの会員情報流失事件です。ベネッセの業務委託先の元社員が、ベネッセの顧客情報を不正に売却した事件です。約3,504万件分の個人情報が流出してしまいました。

この際に名簿業者がオプトアウト方式でほかの名簿業者へ拡散させていたことが発覚しました。
政府はこの名簿業者への取り締まりを強化するため、個人情報保護法のオプトアウトの項目を改正しました。

多くの一般企業はオプトアウトの手続きが変わったことに影響を受けることはないかと思います。名簿業者、またはそれを利用されている企業の方は注意してください。

オプトアウト方式で個人情報を取り扱う際は届出が必要です。
自社の個人情報で届出が必要かどうか不安な方は先ほどの「個人情報保護委員会」に問い合わせてみてください。

以下のような窓口が用意されています。

《個人情報保護法相談ダイヤル》
TEL:03-6457-9849
URL:https://www.ppc.go.jp/

最後に

最後に、個人情報保護法の改正は多くの企業が注目すべきものとなっています。

当社のブログでは他にも「改正個人情報保護法」に対して役に立つ知識を掲載させていただいております。
他のブログをご覧いただいてもよいですが、オススメは弊社コンサルによる無料相談です。よろしければ、ぜひ、ISO総合研究所へご相談ください。皆様の力になれれば幸いです。

本日は最後まで読んでいただきありがとうございました!!!
ご連絡お待ちしております。

※1:個人情報保護委員会 https://www.ppc.go.jp/aboutus/commission/

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Pマーク担当者必見! ここが変わった個人情報保護法改正の3つのポイント!

こんにちは!Pマーク運用支援コンサルタントの村上です。
いつも当社のブログをご覧いただき、ありがとうございます!

個人情報保護法ってご存知ですか?

さて、いきなりですが皆さんは『個人情報保護法』についてどのくらい知っていますでしょうか?

「今年改正されたのは知っている・・・」
「なんとなく耳にしたことがある・・」

など、内容についてはあまり知らない事が多いのではないでしょうか?

そもそも『個人情報保護に関する法律』、通称『個人情報保護法』とは、どんな法律なのかと言いますと、『個人の権利・利益の保護と個人情報の有用性とのバランスを図るための法律』とされています。
また、基本理念を定めるほか、民間事業者の個人情報の取扱いについて規定されています。

この法律の目的としては、「個人情報の有効性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護すること」とされています。

今までは机の上に個人情報が記載されている履歴書を放置していても何も言われなかったけれど、今ではちゃんとキャビネットの中に保管しているようになったなど、時代とともに変化していった事がありますよね。

このように高度情報通信社会の進展に伴って、個人情報の利用が著しく拡大していることにより、個人情報の適正な取り扱いに関し、基本理念及び政府による基本方針の作成その他個人情報の保護に関する施策の基本となる事項を定め、国及び地方国興団体の責務等を明らかすること、また、個人情報の取り扱う事業者の遵守すべき義務等を定めることにより、個人情報の適正かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現が求められています。

(参照:個人情報保護法の基本URL:https://cybozulive.com/2_299602/gwCabinet/view?cid=14140117&currentFolderId=1565294)

実は、この『個人情報保護法』がまた更に時代の変化に伴って昨年3月に改正され、2017年5月30日に施行されました。

そこで!本日は「ここが変わった個人情報保護法改正の3つのポイント!」という事で、『個人情報保護法』が大まかに「どこが変わったのか?」という事を

①「個人情報保護委員会の新設」について
②「個人情報の定義の明確化」について
③「その他の変更箇所」について

の3つのポイントに絞って説明していきます!

①「個人情報保護委員会の新設」について

まず1つ目のポイントは「個人情報保護委員会の新設」です。

個人情報保護委員会とは、昨年発足した「特定個人情報保護委員会」を改組したものです。
マイナンバーの適正な取扱いの確保を図るための業務を引き継ぐとともに、新たに個人情報保護法を所管し、個人情報の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いの確保に関する業務を行います。

民間事業者の監督について、改正前は各分野の主務大臣が個人情報取扱事業者に対し監督権限を持っていたのですが、今回の改正でこの監督権限が個人情報保護委員会に一元化されました。
これは、各分野の主務大臣が権限を持っていると、重要な監督や所管省庁が不明確であるという課題があったためです。

一元化されたことにより、個人情報の事故があった際に報告する場所が一か所になり、分かりやすくなりました。

「個人情報保護委員会」が新設されたことでPマーク担当者の方がしなければならないことが1つ増えていて、Pマークで作成する緊急事態への準備の手順に、この「個人情報保護委員会」を追記する必要があります。

②「個人情報の定義の明確化」について

2つ目のポイントは「個人情報の定義の明確化」です。

今回の改正で、今まで個人情報かどうかグレーゾーンにあった、指紋データや顔認証データなどの身体的特徴等が新たに個人情報の定義に明記されました。

これらは「個人識別符号」といい、特定の個人の身体の一部の特徴を、電子計算機のために変換したものや、旅券番号や運転免許証番号のように個人に割り当てられた文字、番号、記号などの符号がこれに該当します。

また、もう一点明確化されていて、本人の人種、信条、病歴などの本人に対する不当な差別や偏見が生じる可能性のある個人情報を「要配慮個人情報」と呼び、「要配慮個人情報」を取得する際には本人の同意を得ることが義務化されました。
Pマーク制度の言葉で言うと、「特定の機微な個人情報」と同義語になります。

以上の「個人識別符号」と「要配慮個人情報」が今回の改正で明確化されたものになります。

③「その他の変更箇所」について

最後に3つ目のポイントが「その他の変更箇所」です!
ここでは変更箇所として押さえておきたいことが3点あります。

それが、

①個人情報を取扱う事業者の制限の廃止
②オプトアウト規定の利用
③個人情報データベース提供罪

です。

①個人情報を取扱う事業者の制限の廃止

まず、①個人情報を取扱う事業者の制限の廃止についてですが、以前は取り扱う個人情報の数が5,000以下である事業者は規制の対象外とされていました。
しかし、今回の改正でこの制限は廃止され、取り扱う個人情報の数が5,000以下でも、「個人情報を取扱う事業」として明記されることとなりました。

②オプトアウト規定の利用

次に②のオプトアウト規定の利用についてです。

オプトアウト規定とは、あらかじめ本人に対して個人データを第三者提供することについて通知または認識し得る状態にしておき、本人がこれに反対をしない限り、同意したものとみなし、第三者提供をすることを認めることを言います。

今回の改正で、このオプトアウトを利用する場合、個人情報取扱事業者は所要事項を個人情報保護委員会に届け出る事を義務化し、委員会はその内容を公表する必要が生じました。

ちなみに、「要配慮個人情報」についてはオプトアウトによる第三者提供は認められておりません。

③個人情報データベース提供罪

最後に③個人情報データベース提供罪についてです。

個人情報データベース等を、不正な利益を図る目的で第三者提供したり、盗用する行為を、「個人情報データベース提供罪」という法律で処罰されるようになりました。
これは、いわゆる名簿屋対策として制定されました。

不正に取得されていると知っていて、その個人情報データベース等を取得することは犯罪になりますので注意しましょう!

最後に

以上、長々とお話してきましたが、Pマーク制度にてPマークを取得されている皆さんは、実はすでに個人情報保護法の内容について運用されています!

というのも、Pマーク制度は個人情報保護法よりも厳しい観点で審査されているからです。

しかし、今回3つのポイントに絞ってお話しましたが、私自身も個人情報保護法についてはまだまだ勉強中になります!
さらに、近いうちにこの改正によりPマークのガイドラインも変更されると言われています。

まずは落ち着いてもう一度社内のルールについて見直してみるといいかもしれません。

Pマーク(プライバシーマーク:JIS Q 15001) 3.4.3.4項「委託先の監督」規格解釈

こんにちは!
もう6月もおわってしまいますね。

6月といえば私は先日、福生市のホタル祭りに行って蛍を見てきました。
ちびっこたちにかこまれながらホタルを見ました。

人生初ほたるです。すごくきれいでした!!!!!!
都会にもホタルっているんですね!感激!!!!!

と思っていたら、あれは養殖だよ、と夢のない一言をもらいました。
世知辛い世の中です。

話が脱線してしまいましたね。
こんにちは。こんばんは。ISO総合研究所コンサルタントの野村です。

今日はPマーク(プライバシーマーク)の規格3.4.3.4の委託先の監督についてお話しいたします。
いっぱい噛み砕いておいたので初心者さんにもわかりやすいかと思います!!!もぐもぐ。

委託先について

まず初めに。

「委託先ってなーーーにーーーー????」

ここから始めましょう。「委託先」でググってみました。

委託先とは、業務を委託した相手。作業を委ねた相手。(日本語表現辞典Weblioより引用)らしいです。

税理士さんや労務士さんがあてはまりますね。そのほかにも、レンタルサーバ、クラウド、採用支援業者や名刺印刷業者なども委託先に当たります。
なんかとりあえず大体ほかの会社さんにお仕事お願いしてたら、それはだいたい委託先なんだと思ってもらっていいと思います。

委託先の監督

委託先の意味がわかったところで、委託先の監督のお話しにもどりましょう。

委託先の監督とは、個人情報を渡している委託先に対して評価する、ということです。
委託先の監督は、大きく分けて2つです。実は簡単なんです

①個人情報をちゃんと取り扱っているか
②契約書は締結しているか

①個人情報をちゃんと取り扱っているか

まずは①の「個人情報をちゃんと取り扱っているか」から学んでいきましょう!

「個人情報をちゃんと取り扱っているか」これは主に4つの措置について見られます。

物理的安全管理措置
人的安全管理措置
組織的安全管理措置
技術的安全管理措置

漢字がいっぱいですね。難しそうですね。読む気が失せますね。
これをもう少しわかりやすく解説していきます。

物理的安全管理措置

これは物理的に個人情報を守っているかです
具体例は、紙媒体の個人情報ならちゃんと鍵付きのキャビネットや金庫に保管しているか。
そのほかに、従業員の入退室管理なんかもあてはまっちゃいます!

人的安全管理措置

これは人ですね。人。
つまりは「個人情報ってこんなに大切なんだよ~、ちゃんと大切に扱ってね~」という教育がなされているか等ですね。
説明がかなり雑ですが、まあ、なんか、そんな感じです。

組織的安全管理措置

組織的?!なんかかっこいい!黒の組織を思い出す!!!!なんて思っちゃいますね。
思いませんか?私が最近コナンの映画を見たからかもしれませんね。

今年のコナンの映画は素敵でした。
すごい毎年見ているかのように書いてますが、劇場版なんてみたの何年振りかわかりません。
ちなみに私は安室さんがタイプです。たれ目の二重、金髪長髪なんて最高以外のなにものでもないです。

話がそれました。
組織的安全管理措置ですね。

これは委託先がPマーク(プライバシーマーク)を取得しているかや、委託先と契約書を結んでいるか、個人情報を触る管理者をきめているか等です。
なんだか一番ピンとこない感じはしますがそんなとこです。なんとなくご理解いただけると幸いです。

技術的安全管理措置

これはなんとなくわかる気がしますね。
技術的。
たとえばアクセスログをとっているか、ウイルス対策は実施されているか、IDやPASSをつけているか等です。

途中脱線しかけましたがこれが「個人情報をちゃんととりあつかっているか」の四項目でした!!!!

②契約書は締結しているか

次に「契約書は締結しているか」
これはJISの規格で7つの項目を記載することが義務付けられています。

JISの規格通り書くと難しいです。きっとみなさんも読む気が失せると思います。
なので噛み砕いてお伝えしますね。

こちらが7つの項目です!!!!!!!!!!!!

a)責任はどっちにある????
b)もらった個人情報を安全に管理します宣言!
c)再委託について書いているか(再委託ダメゼッタイ、やるときは言ってね、ご自由にどぞーetc…)
d)業務報告してくれるか(あんま気にしなくていいやつ)
e)この契約を守ります宣言!
f)破っちゃったらどうする?そんなときの対応を記載しているか
g)事件があった時に報告してください!「うちの部署の○○に連絡してね☆」

ニュアンスで伝わってくださるとうれしいです。

a)はなにかあったとき、責任は委託元か委託先、どちらにあるかですね。

b)は委託元に対して委託先がちゃんともらった個人情報は悪用せずに厳重に扱いますというもの

c)は再委託をする際の決めごとですね。これは会社様によって違ったりします。
再委託は禁止のところもあれば、再委託をする際には一言くださいってところもあります。

d)はうまく説明できませんがちゃんと業務遂行してますっていう報告ですね。
難しくとらえなくて大丈夫です。データの受け渡しをしただけでも業務報告に値します。

e)はこの契約書にかかれている内容をちゃんとまもりますよーってことですね。
だいたいどんな同意書や誓約書にもかかれているやつです。

f)はこの契約書にかかれている内容を破った時の処罰などに関してです。

g)はもし何か漏えいや事故があった際にどうするかです。
裁判沙汰~…とか大きい感じのことではなく「この部署に連絡ください」とかそんな感じです多分。

ちなみに、これ、契約書でよく抜けている項目があるんです。それが、

c)再委託について書いているか(再委託ダメゼッタイ、やるときは言ってね、ご自由にどぞーetc…)
g)事件があった時に報告してください!「うちの部署の○○に連絡してね☆」

ここですね。
契約書を作る際には気を付けましょう!!!!

先述した、

①個人情報をちゃんと取り扱っているか
②契約書は締結しているか

この2つがを確認するのが3.4.3.4委託先の監督です。

これでもうあなたも委託先マスター★
また来月もよろしくお願いします★★★

ご観覧いただきありがとうございました!!!!!!!!!!!!

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